Zonder een ijzersterk fundament, kan een organisatie nooit excelleren

Maar bij het inspelen op deze externe factoren is het van belang om de visie en de identiteit van de organisatie altijd als leidraad te gebruiken. Dit is tenslotte waar men voor staat en gaat. Daarnaast is het ook belangrijk om een ijzersterk fundament te realiseren. De organisatie moet namelijk te allen tijde tegen een ‘stootje’ kunnen. 

Een organisatie kan alleen succesvol zijn als er sprake is van een gezonde organisatie. Dit houdt in dat een organisatie in staat is om zich continu te vernieuwen, in control te zijn en uitzonderlijke prestaties neer te zetten. Deze ‘gezondheid’ is een cruciale factor voor het creëren van concurrentievoordeel. Maar hoe creëren we een gezonde organisatie?

Start bij het begin

Zoals bovenstaand vermeld, is het natuurlijk van belang dat er een duidelijke visie is. Waar staat de organisatie voor en waar wilt de organisatie uiteindelijk naartoe? Dit wordt de leidraad in alles wat men doet en elke beslissing die genomen wordt. Vervolgens kan er gefocust worden op het aanbrengen van structuur binnen de organisatie. Stap 1 is het opstellen van duidelijke afspraken, protocollen, procedures, instructies etc. Belangrijk hierbij is het feit dat de documentatie goed geborgd wordt en dat het wendbaar/flexibel is. Een gedegen documentmanagementsysteem helpt organisaties bij het realiseren hiervan.

Documentmanagement voor het behalen van successen

Buiten het creëren van structuur, vergroot documentbeheer ook de kans op succes. Successen kunnen namelijk alleen bereikt worden als medewerkers de juiste, actuele en goedgekeurde documenten, op ieder moment van de dag en op iedere locatie, tot hun beschikking hebben. En het biedt nog meer! Wat te denken van de tijd die men nu bespaart met het zoeken naar een document of proces, het efficiënter kunnen werken en het hebben van inzicht en overzicht. Het zijn allemaal voordelen van een goed werkend managementsysteem dat jou de informatie geeft die je nodig hebt.

Medewerkers zijn het hart van de organisatie

De volgende stap voor het realiseren van een gezonde organisatie is het creëren van een krachtige werk- en leeromgeving waarin mensen de verantwoordelijkheid voelen en nemen om te veranderen. Want de mensen binnen een organisatie kunnen pas écht het verschil maken. Het is alleen aan de organisatie om deze werk- en leeromgeving te faciliteren. Dit kan door te werken met een slim en laagdrempelig kwaliteitsmanagementsysteem. Een dergelijk systeem helpt organisaties namelijk om continu te verbeteren en maximaal te presteren. Zo zorg je ervoor dat ieder individu veiliger, slimmer en efficiënter werkt waardoor men écht het maximale uit zijn of haar dag kan halen.

Waar mensen werken, worden fouten gemaakt

Wat tevens kenmerkend is voor een gezonde organisatie is de wendbaarheid waarmee ze werken. Het vermogen om je als organisatie voortdurend aan te kunnen passen, maakt dat zij zich kunnen onderscheiden van de concurrentie. Eén van de onderdelen van wendbaarheid is het leren van (bijna) fouten en/of incidenten. Dit wordt ook wel incident management genoemd. Want waar mensen werken, worden nou eenmaal fouten gemaakt. Zie fouten vooral niet als bedreigingen, maar juist als kansen. Want door deze fouten in kaart te brengen, en daar gericht actie op te ondernemen, komt de organisatie weer een stap dichterbij een excellerende organisatie. Helaas doen op dit moment nog te weinig organisaties aan incident management waardoor ze niet voldoende grip hebben op de kwaliteit en veiligheid binnen de organisatie. Een gemiste kans! Want dit stelt een organisatie juist in staat om tegen een stootje te kunnen en vast te blijven houden aan de eigen identiteit en visie.