Gebrek aan licentie-inzicht resulteert in fikse boete technisch adviesbureau

​Het was een van de eerste dingen die Marcel Hanraads deed, nadat hij samen met een compagnon het bedrijf van zijn werkgever overnam. 

Des te groter was zijn verbazing toen bij een BSA-controle bleek dat er wel degelijk ongelicentieerde applicaties op de computers stonden van Van Dijk Geo- en Milieutechniek. “Een IT-beleid is niet meer dan een goed begin. Wie boetes wil voorkomen, doet er verstandig aan ook de naleving te controleren.”

Zorgen maakte Hanraads zich allerminst, toen er in 2015 onaangekondigd bezoek voor de deur stond van zijn bedrijfspand. “Vier mannen die handelden namens de BSA en onze computers kwamen controleren op het gebruik van ongelicentieerde software. Wij hadden ons IT-beleid al twaalf jaar op orde, zo dachten we tenminste. Ik maakte me dus drukker om de gevolgen die het bezoek had voor m’n planning voor die dag, dan om eventuele boetes.”

Samen met een compagnon is Hanraads sinds 2003 eigenaar van Van Dijk, dat hij overnam van zijn toenmalige werkgever. “Ik werkte al een tijdje bij het bedrijf, en wist dat er destijds niet altijd even zorgvuldig werd omgegaan met software en licenties,” vertelt hij. “Software speelt voor ons echter een grote rol in onze dagelijkse werkzaamheden, en ik wilde daarom alles goed geregeld hebben.”

Met de beste bedoelingen

Een de van de eerste dingen die hij deed als nieuwe eigenaar van het bedrijf, was dan ook het opstellen van nieuw IT-beleid dat het gebruik van illegale software nadrukkelijk verbood. “Dat beleid communiceerden we ook duidelijk naar onze werknemers”, vertelt Hanraads. “Maar het opstellen van zo’n beleid alleen is niet genoeg, daar kwamen we na de BSA-inspectie wel achter. Je moet er dan namelijk maar op vertrouwen dat je medewerkers dat beleid ook uitvoeren – iets dat bij ons niet het geval was.”

Tijdens de controle kwamen verschillende softwareversies van onder andere Office, AutoCAD en Windows naar boven waarvoor geen of onjuiste licenties aanwezig waren. “Zonder medeweten van de directie had een aantal medewerkers zelf nieuwere versies van software geïnstalleerd, zonder dat daarvoor de juiste licenties aanwezig waren. Overigens deden zij dat met de beste bedoelingen. Dan liep bijvoorbeeld iemands computer vaak vast, en repareerde een collega dat even voor hem door een nieuwer besturingssysteem te installeren waarvan hij thuis nog een kopietje had liggen.”

Belangrijkste les van boete

Daar kwam nog bij dat van de software die wél op de juiste manier was aangeschaft, de licenties niet altijd even makkelijk meer te vinden waren. “Die verdwenen na het installeren in een la of in een map, waardoor we het nog een hele klus was om ze allemaal terug te vinden”, vertelt Hanraads. Van Dijk bewaart de licenties sindsdien digitaal en gecentraliseerd. “Zo kunnen we ze indien nodig in één keer overleggen. Maar het geeft onszelf nu ook een beter overzicht van de licenties die we in huis hebben, zodat we makkelijker kunnen controleren of we compliant zijn.”

Want dat is hier wat Hanraads betreft de belangrijkste les voor andere organisaties die denken dat het met hun software-compliance vast wel op orde is: “Als je zeker wilt weten dat je compliant bent, moet je overzicht hebben van de licenties in je organisatie. Wij lapten niet bewust de regels aan ons laars, maar moesten toch een flinke schadevergoeding betalen. Stel dus een IT-verantwoordelijke aan, en laat die de devices van je medewerkers controleren. Het is beter – en ook veel goedkoper – dat hij dat doet, dan dat de BSA een ongewenste vondst doet.” 

BSA | The Software Alliance ​

BSA | The Software Alliance (BSA) heeft niet alleen als taak misstanden op te sporen. De organisatie wil ook met marketing- en PR-campagnes bedrijven wijzen op de risico’s van illegaal softwaregebruik. Volledige legalisatie is het ultieme doel van de BSA. Daartoe reikt de organisatie een aantal hulpmiddelen aan. Om bedrijven te helpen de eigen softwarelicenties in kaart te brengen, is er bijvoorbeeld het BSA-performanceprogramma, waar bedrijven kosteloos aan kunnen deelnemen. In samenwerking met een ICT-expert bekijken ze dan alle valkuilen en kansen.