Gebrek aan beleid voor screening van personeel leidt tot onnodig risico

Achtergrondonderzoek van nieuwe medewerkers wordt door steeds meer bedrijven uitgevoerd, maar het ontbreekt aan strakke procedures of beleid hierin. Veel bedrijven voeren bijvoorbeeld alleen bij fulltime personeel screenings uit, terwijl parttime collega’s zonder controle worden aangenomen. Het levert onnodige bedrijfsrisico’s op, terwijl de checks juist zijn bedoeld om die risico’s te verkleinen.

Uit navraag van Sterling onder Nederlandse HR-professionals blijkt dat 63 procent van de HR-professionals een screening uitvoert wanneer het om een fulltime functie gaat. Maar wanneer het om een sollicitatie voor een parttime functie gaat, voert maar 37 procent van de HR-professionals een achtergrond-check uit. Vaak gaat het hierbij wel om functies waarbij de medewerker toegang krijgt tot systemen en informatie die ook voor fulltimers toegankelijk is. Hierdoor lopen bedrijven onnodig extra risico.

Michel Franken, Regional Director bij Sterling: “Het is best vreemd dat er onderscheid gemaakt wordt tussen voltijd en deeltijd collega’s, want ze hebben vaak dezelfde toegangsrechten. De potentiële gevolgen van een verkeerde werving en screening zijn dus in beide gevallen even schadelijk. Screening zou belangrijk moeten zijn, ongeacht of een werknemer nu fulltime of parttime werkt”

Veiligheid voorop

Veel bedrijven (60 procent) voeren de screenings uit in navolging van wet- en regelgeving. Veiligheid van collega’s en klanten wordt echter nog vaker genoemd als reden (77 procent). Als derde reden staat het voorkomen van kosten van een slechte aanname, en als vierde wordt genoemd de mogelijke reputatieschade bij een slechte aanname.

Franken: “Naast dat je een nieuwe collega moet kunnen vertrouwen met gevoelige gegevens of een kluissleutel, moeten ook je huidige collega’s en klanten beschermd worden. Door standaard een screening uit te voeren laat je als HR-afdeling zien dat je veiligheid niet alleen in euro’s meet. Uit onze rondvraag blijkt dat dus ook de belangrijkste reden.”

Geen tijd om tijd te besparen

Meer dan de helft van de HR-professionals waarmee Sterling sprak, gaf aan dat tijd de bepalende factor is wanneer er wordt afgezien van achtergrondonderzoek. In de krappe arbeidsmarkt van vandaag hebben HR-afdelingen het druk zat met het zoeken naar nieuw talent, daarom wordt er regelmatig voor een een sollicitatieproces zonder screening gekozen. Als tweede wordt genoemd dat mensen het als inbreuk op de privacy kunnen ervaren, ook al zijn organisaties het verplicht vanuit wet- en regelgeving.

“Dat een screening veel tijd kost is een inschattingsfout”, aldus Franken. “Een screening hoeft geen maanden te duren, sommige controles kunnen binnen 24 uur worden uitgevoerd. Dit levert eerder meer tijd op, dan dat het kost als je dat zelf moet doen. Zet het bovendien af tegen het aannemen, begeleiden en afscheid nemen van een niet gecheckte en ongeschikte kandidaat; dat zal uiteindelijk veel meer tijd en geld kosten.”