Alles over e-facturen
De komst van het digitale tijdperk heeft veel bedrijfsprocessen gemakkelijker en sneller gemaakt. Zo hoeven facturen geen reis van dagen per post af te leggen voor ze bij de klant zijn, maar zitten ze binnen een paar minuten al in de inbox van de ontvanger. De digitale factuur dient echter niet te worden verward met een elektronische factuur: een gestructureerd databestand dat makkelijk door systemen gelezen en verwerkt kan worden.
Automatisch gegenereerd
Wanneer je als bedrijf gebruik maakt van Facturatie software krijg je hoogstwaarschijnlijk ook te maken met elektronische facturen, ofwel e-facturen. Een e-factuur is geen handmatig opgestelde factuur die elektronisch verstuurd wordt, maar wordt gegenereerd en verstuurd vanuit het softwareprogramma dat je als bedrijf gebruikt. In iedere e-factuur staat precies dezelfde informatie op dezelfde plek. Wanneer je facturen verstuurt aan de Rijksoverheid, is e-factureren verplicht. Dit kan via een kanaal van de overheid zelf of via het beveiligde Europese netwerk van Peppol. In beide situaties heb je het Organisatie-Identificatienummer (OIN) nodig om de e-factuur naartoe te sturen.
Zo verstuur je een elektronische factuur
De gemakkelijkste manier van e-factureren is, zoals hierboven genoemd, via je eigen administratiesoftware. Wanneer elektronisch factureren door de administratiesoftware ondersteund wordt, kun je binnen dit systeem e-facturen versturen. Maar het kan ook nog op een andere manier: via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Dit geldt echter wel alleen als je enkel facturen naar de Rijksoverheid verstuurt, en het niet gaat om grote aantallen facturen. Het Leveranciersportaal is een beveiligde omgeving waar je de e-factuur kunt opstellen.
Voordelen van een e-factuur
Het versturen van e-facturen heeft een aantal voordelen. Zo is het een veilige manier van factureren En er komt minder handmatig werk aan te pas. E-facturen zijn daardoor minder foutgevoelig dan reguliere facturen. Daarnaast worden elektronische facturen doorgaans sneller betaald, omdat de doorlooptijd korter is.
E-factureren binnen order to cash
Uitgaande facturen bewaken is een stap in het order to cash-proces. Order to cash houdt alle stappen in vanaf het moment dat de order door een klant geplaatst wordt, tot de betaling van de klant en afhandeling van de order. Wanneer je gebruik maakt van e-facturen, zorgt dit voor minder handmatig werk binnen dit proces.
Geautomatiseerd bedrijfsproces
Een geautomatiseerd bedrijfsproces verbindt verschillende stappen binnen order to cash met elkaar en zorgt zo voor een efficiëntere manier van werken. Ga je het Debiteurenbeheer automatiseren, dan is het verstandig ook je facturatieproces onder de loep te nemen. Wanneer je je uitgaande facturen automatiseert en gebruik maakt van e-facturen, heeft dit ook een gunstig effect op je cashflow of werkkapitaal.
Lees meer
