Zo voorkom je ergernis tijdens online vergaderingen

Online vergaderen door middel van video conference is sinds de introductie van COVID-19 het nieuwe normaal geworden. Hoewel het voor velen grote voordelen met zich meebrengt, zijn er ook zeker frustraties die tijdens het video vergaderen naar voren komen. Hieronder hebben we de meest voorkomende frustraties op een rijtje gezet en dragen we direct een aantal oplossingen aan hoe je deze frustraties kunt voorkomen.

Door elkaar heen praten

Allereerst zien we dat het moeilijk is om de orde te bewaren tijdens vergaderingen waar veel mensen bij aanwezig zijn. Zeker als er een discussie tussen verschillende personen ontstaat, is het moeilijk om de orde te houden. Een van de belangrijkste adviezen de we zouden geven is om één persoon aan te stellen als leider in de vergadering. Niet alleen zorgt deze persoon voor een vloeiende discussie, ook voorkomt het veel onduidelijkheden.

Onduidelijke agenda

Een ander topic dat vaak leidt tot een chaotische vergadering is het ontbreken van een duidelijke agenda. In plaats van de meeting volgens een gestructureerd format te laten verlopen, wisselt men continu van onderwerp tijdens de meeting. Natuurlijk is dit te voorkomen door een strakke agenda te bepalen, maar ook door het onderwerp in het begin van de meeting duidelijk af te bakenen.

Laat aan alle aanwezigen zien wat het onderwerp is en welke topics juist niet tot de discussie gaan behoren. Hiermee voorkom je veel onduidelijkheid tijdens de meeting en weet ook elke participant waar hij of zij aan toe is.

Ontbreken van tools

Een van de grootste ergernis bij bedrijven is het ontbreken van de juiste tools voor medewerkers. Een van de belangrijkste tools vandaag de dag is Microsoft Teams. Enorm veel bedrijven hebben deze tool gekozen om medewerkers te ondersteunen tijdens video conferencing. Het bevat namelijk een aantal unieke features waarover andere, vergelijkbare tools niet beschikken.

Misschien wel de belangrijkste feature is dat het mogelijk is om je hand op te steken tijdens een call. Hiermee kun je als medewerker aangeven dat je een vraag hebt of dat je een opmerking wilt plaatsen bij het onderwerp. Natuurlijk is het ook mogelijk om een scherm te delen en is het zelfs mogelijk om het scherm van iemand anders over te nemen. Voor collega’s die niet bij een meeting aanwezig kunnen zijn is het ook mogelijk om de meeting op te nemen. Zo kun je ook altijd terugvallen op de beelden als je niet meer weet wat er tijdens de meeting is besproken.

Pauze houden

Hoewel het misschien niet direct bij je opkomt, is het belangrijk om ook tijdens online vergaderingen regelmatig pauzes te houden. Natuurlijk is dit niet nodig voor meetings van een half uur, maar voor meetings langer dan een uur is dit zeker aan te raden. Uit onderzoeken blijkt namelijk een mens zich ongeveer 45 minuten kan concentreren voordat de concentratie drastisch afneemt. Houdt hier rekening mee bij het organiseren én het houden van de meetings.

Er zijn dus verschillende mogelijkheden om online meetings gestructureerd te laten verlopen. Gebruik de juiste tools, bereid een agenda voor en zorg ervoor dat er regelmatig tijd is voor een pauze. Zo kunnen je collega’s een drankje halen of even naar het toilet.

Foto credits