Zo pak je risicomanagement aan in jouw bedrijf

Stap 1: Plan van Aanpak

Als eerste begin je met een plan van aanpak. Hierin wordt aangeven wat de missie en visie van het bedrijf zijn, worden de kaders omschreven waarbinnen het traject gehouden wordt en worden doelen omschreven. Ook is het slim om op papier te zetten wie op welk moment en waarvoor verantwoordelijk is en wanneer (tussentijdse) successen worden gevierd, want uiteindelijk is risicomanagement een oneindig proces. Hierdoor is het juist belangrijk om af en toe een succes te vieren.

Stap 2: Inventariseren van de risico’s

Betrek hiervoor meerdere mensen uit de organisatie waarbij je mensen van andere afdelingen koppelt aan elkaar. Hierdoor krijg je een mooie kruisbestuiving, omdat mensen van een andere afdeling een frisse kijk op de mogelijke problemen kunnen hebben. Zet de verschillende mensen in groepen en laat ze brainstormen waarbij alle genoemde risico’s ‘goed’ zijn. In deze fase zijn er geen ‘foute’ risico’s. Vervolgens worden de benoemde risico’s ontdubbeld en ondergebracht in vooraf gekozen categorieën. Gekozen categorieën kunnen bijvoorbeeld zijn: ongelukken, stroringen, natuurgeweld, opzettelijk handelen, fouten en veranderingen.

Stap 3: Analyseren van de risico’s

Vervolgens is het zaak om te bepalen hoe waarschijnlijk en met welk gevolg een risico zich kan voordoen. Een eenvoudige rekensom is Risico = Kans x Effect. Waarbij de kans uitgedrukt kan worden in een percentage of in een waarschijnlijkheid en het effect uitgedrukt kan worden in geld of impact. Deze impact kan bijvoorbeeld matig of juist ernstig zijn. Als de omvang van de risico’s zijn bepaald en deze zijn gerangschikt van groot naar klein, wordt het overzichtelijk met welke risico’s je het beste van start kunt gaan.

Stap 4: Maatregelen bedenken

De grote risico’s waarbij de kans en het effect het grootst zijn hebben een hoge prioriteit. Maar risico’s met een klein effect en grote kans kunnen ook een hoge prioriteit krijgen, omdat de totale omvang van deze risico’s ook hoog kan zijn. Bijvoorbeeld: dagelijks wordt met een heftruck een doos kapot gereden waarbij de schade € 100,- bedraagt. Deze dagelijkse schade kan over een jaar genomen oplopen tot een schadepost van maar liefst € 36.500,-.

Wanneer de risico’s gekozen zijn, start het bedenken van beheersmaatregelen. Hiervoor kan een projectcharter gebruikt worden. Een projectcharter is een document waarin het gekozen risico wordt beschreven. Wat de huidige kans x effect is en wat de gewenste kans x effect is. Vervolgens wordt beschreven welke risico reductie strategieën voor het risico gekozen worden. Denk hierbij aan de stappen ‘vermijden, verminderen, overdragen’. Voorbeelden zijn: stoppen met een bepaalde activiteit of hanteren van leveringsvoorwaarden of het risico overdragen aan verzekeraar. Ook wordt beschreven welke eisen en wensen nodig zijn om het risico beheersbaar te krijgen. Een opleiding voor medewerkers bijvoorbeeld. Dan wordt de planning opgenomen met daarbij een beschrijving van de mijlpalen. Ook niet onbelangrijk: wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor uitvoering?

Stap 5: Evaluatie

De risico’s zijn nu in beeld, je weet hoe groot deze zijn en welke maatregelen getroffen zijn. Maar uiteindelijk is het een oneindig proces. De omgeving staat niet stil en het bedrijf ook niet. Daarom is het belangrijk om bovenstaand proces periodiek te herhalen. Dit kan zijn wanneer er een productwijziging plaats gaat vinden, wanneer je bedrijf start met export of bij een uitbreiding van de organisatie.

Als je graag meer wilt weten over bedrijfsrisico’s kun je de whitepaper ‘Grip op bedrijfsrisico’s’ lezen. In deze whitepaper vind je de tools om direct zelf aan de slag te gaan met risicomanagement.