Vijf kenmerken van het kantoor van de toekomst

Het nieuwe normaal komt eraan en dus vragen veel organisaties zich af hoe het kantoor van na de pandemie eruit moet zien. In deze blog bespreek ik enkele kenmerken van het kantoor van de toekomst volgens de inzichten van Planon, voor zowel direct na de pandemie als over vijf tot tien jaar. Het merendeel van deze kenmerken is al geïntegreerd in onze onlangs geopende Innovation Campus. 

1. Meer meters per medewerker

Overvolle bureaus? Vergeet het maar. In de toekomst zullen er geen bureaus meer zijn met drie of vier laden. Er zullen weinig kasten in werkruimtes staan en zaken die de werkplek rommelig of onoverzichtelijk maken zijn verdwenen. Medewerkers werken aan bureaus die flexibel kunnen worden gereserveerd in plaats van op vaste werkplekken. Bovenal zal het kantoor een lichte, ruime plek zijn die aantrekkelijker is dan de vaak nogal krappe thuiswerkplek. 

Met minder mensen op kantoor zullen organisaties waarschijnlijk meer vierkante meters per medewerker beschikbaar stellen. Hoe organisaties deze meters gebruiken kan variëren. Dat zal grotendeels afhangen van de aard van het bedrijf en de medewerkers, zoals blijkt uit dit artikel van McKinsey. Volgens McKinsey moeten organisaties opnieuw nadenken over hoe ze de kantoorruimte willen gebruiken om samenwerking, productiviteit, bedrijfscultuur en de gehele werkervaring te beïnvloeden. Maar volgens mij zal comfort het hoofdthema zijn voor deze werkplekken.

2. Alles is verbonden

Sensoren zijn de afgelopen jaren goedkoper en kleiner geworden dan ooit. Machine learning en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen worden toegepast om inzichten te verkrijgen en processen te controleren met de door sensoren gegenereerde data. Het kantoor van de toekomst bevat allerlei sensoren die zijn verbonden met meerdere systemen in het gebouw. Een gecentraliseerd softwareplatform fungeert als het brein van het gebouw dat informatie overdraagt aan andere apparaten, facility managementteams of gebouwgebruikers. Bureauhoogtes en klimaat passen zich automatisch aan op basis van persoonlijke voorkeuren. Als ruimten of werkplekken niet worden gebruikt, wordt de klimaatbeheersing automatisch in de spaarstand gezet om energie te besparen. De schoonmaakroutes worden aangepast omdat alleen de kamers die zijn gebruikt dagelijks worden schoongemaakt. Zelfs de catering kan worden aangepast op basis van gegevens over het aantal mensen dat die dag op kantoor is. Kortom: gebouwservices passen zich flexibel aan op de daadwerkelijke vraag. 

3. Binnen of buiten?

In 2023 moeten bedrijfsgebouwen in Nederland minimaal energielabel C hebben en uiteindelijk moeten ze volledig energieneutraal zijn. En deze ontwikkeling beperkt zich niet alleen tot Nederland.

Architecten en bouwers zullen in hun ontwerpen duurzame, milieuvriendelijke keuzes moeten maken, niet alleen om aan de regelgeving te voldoen, maar ook om in te spelen op de veranderende eisen van gebruikers. Het kantoor van de toekomst zal daarom veel milieuvriendelijke kenmerken hebben – waaronder veel groen – en de grenzen tussen binnen en buiten zullen vervagen. Glazen wanden houden het gebouw zo nodig warm of houden extreme hitte buiten. Misschien krijgen muren zelfs de mogelijkheid om te ‘verdwijnen’, waardoor een kantoor ontstaat dat zo open, fris en licht mogelijk is. Zonlicht wordt niet alleen omgezet in energie door zonnepanelen, ook mensen hebben zonlicht nodig om zich ‘op te laden’! 

Op onze Innovation Campus hebben we een moestuin gecreëerd met een grote tafel in het midden. We noemen dit ‘Vergaderruimte 99’. Stel je voor dat je een vergadering of gesprek hebt terwijl je aardbeien plukt in de moestuin! Met de werkgever van de toekomst keer je gezonder terug naar huis. De werkomgeving speelt daarbij een belangrijke rol.

4. Van bezit naar gebruik

Het zal voor bedrijven heel normaal zijn om werkruimtes te verhuren aan kleinere organisaties die per dag (of week) kunnen besluiten waar ze die dag heen gaan. Al dan niet voor een vergadering, productief werk of voor creatieve inspiratie. Organisaties delen de ruimte die ze hebben met andere organisaties die geen of minder ruimte hebben. Zo wordt het kantoor een ecosysteem waarin ook start-ups en studenten kunnen deelnemen. 

De inrichting van het kantoor als een ecosysteem is niet alleen praktisch en economisch, maar bevordert ook kruisbestuiving en innovatie omdat flexibelere werkplekken en kantoren een veel breder publiek trekken. Medewerkers die op kantoor komen, ontmoeten continu mensen van andere organisaties, leren van elkaar en doen wederzijdse inspiratie op.

5. Sociaal en creatief

Het kantoor van de toekomst is een plek die sociale interactie en creativiteit stimuleert. Je hebt zin om daar te zijn. Het is een prettige plek die beter is dan je thuiskantoor. Een ouderwets gesloten kantoor of het klassieke ‘kantoorhok’ is daarom geen optie in het kantoor van de toekomst.

Ik denk dat medewerkers de komende jaren vrijheid en flexibiliteit zullen eisen en hierbij zullen worden ondersteund door beleidsmakers. Meer vrijheid, minder verkeer op de weg, minder uitlaatgassen: iedereen ziet de voordelen van een flexibele aanwezigheid. En als medewerkers toch naar kantoor komen, moeten ze zich daar goed voelen. Comfortabel, met een fitnessruimte, restaurant of bar. We kunnen vanuit huis mailen en videovergaderingen houden, maar elkaar echt leren kennen, inspireren en stimuleren? Daar is het kantoor voor. En het ontwerp moet hierop worden afgestemd.

Foto door fauxels via Pexels