Vergaderingen efficiënter maken doe je zo!

Duidelijkheid via visualisatie

Wist je dat mensen informatie veel sneller begrijpen als ze het visueel voor zich zien? Onze hersenen verwerken beelden namelijk sneller dan tekst. Dit betekent dat je veel tijd kunt besparen door te werken met visualisaties, zoals schema’s, tekeningen en symbolen.

Stel, je hebt een vergadering waarin je een oplossing voor een probleem moet bedenken. In plaats van het probleem in woorden uit te leggen, kun je het tekenen:

• Teken het probleem als een wolk met bliksem
• Geef de geteste oplossingen weer met symbolen, zoals vinkjes (werkt) en kruisjes (werkt niet)
• Gebruik vraagtekens om te laten zien waar nog onduidelijkheid zit

Met zo’n simpele tekening hebben je collega’s in één oogopslag een overzicht. Geen eindeloos gepraat meer; iedereen weet meteen waar het probleem ligt en wat er al geprobeerd is.

Zakelijk tekenen? Ik ben geen kunstenaar!

Misschien denk je nu: “Tekenen? Dat kan ik helemaal niet!” Goed nieuws! Je hoeft echt geen kunstenaar te zijn om zakelijk te tekenen. Het gaat niet om mooie plaatjes, maar om simpele en duidelijke beelden.

Met een paar basisvormen kun je al heel veel:

• Een cirkel voor een idee
• Een pijl om richting aan te geven
• Een poppetje om een persoon te vertegenwoordigen

Wil je het wat professioneler aanpakken? Overweeg dan een zakelijk tekenen cursus. In zo’n cursus leer je hoe je ideeën kunt omzetten in duidelijke visuals. Denk aan het tekenen van processen, schema’s en zelfs complete praatplaten.

Vergaderingen efficiënter maken met een praatplaat

Je kunt een PraatPlaat maken. Dat is namelijk een van de meest effectieve manieren om vergaderingen te stroomlijnen. Maar wat is een PraatPlaat eigenlijk?

Wat is een PraatPlaat?

Een praatplaat is een visueel overzicht van een onderwerp, probleem of plan. Het combineert eenvoudige tekeningen, symbolen en tekst om informatie duidelijk en overzichtelijk te presenteren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Wat wil je bereiken?
• Wat gaat er mis en hoe kun je dit aanpakken?
• Wie doet wat en wanneer?

Een praatplaat helpt om iedereen op dezelfde pagina te krijgen. Het geeft structuur aan de vergadering en voorkomt dat je blijft hangen in eindeloos gepraat.

Hoe maak je een praatplaat?

1. Denk van tevoren na over wat je wilt bespreken. Schrijf de kernpunten op en maak een ruwe schets.
2. Gebruik pijlen, cirkels en poppetjes om je verhaal te vertellen. Het hoeft er niet perfect uit te zien, zolang het maar duidelijk is.
3. Zorg dat je praatplaat niet te vol wordt. Gebruik kleur om belangrijke zaken te markeren en laat voldoende witruimte over.
4. Stuur je praatplaat van tevoren naar de deelnemers. Zo kunnen ze zich beter voorbereiden en is de vergadering veel efficiënter.

Voordelen van een praatplaat in vergaderingen

Waarom zou je een praatplaat gebruiken? Hier zijn de belangrijkste voordelen:

• Omdat de informatie visueel gepresenteerd wordt, begrijpt iedereen sneller waar het over gaat. Dit kan de vergadertijd aanzienlijk verkorten.
• Een praatplaat helpt om de discussie op het onderwerp te houden. Geen zijwegen of onnodige details meer.
• Mensen onthouden beelden beter dan woorden. Dit zorgt voor meer interactie en ideeën.
• Omdat iedereen dezelfde visualisatie ziet, is de kans kleiner dat informatie verkeerd wordt begrepen.

Vergaderingen hoeven echt geen tijdverspilling te zijn. Door visueel te werken en tools zoals zakelijk tekenen en praatplaten in te zetten, kun je vergaderingen korter en effectiever maken.

Begin met simpele stappen: teken je probleem, gebruik basisvormen en symbolen, en maak een praatplaat om je verhaal krachtig over te brengen. Met een beetje oefening zul je merken dat je vergaderingen niet alleen efficiënter worden, maar ook leuker en productiever.