Tips en tricks voor een succesvolle overstap naar een geautomatiseerde financiële afdeling

De werkdruk op de financiële afdeling is hoog. Sterker nog, uit het Financial Benchmark onderzoek (2021), uitgevoerd onder 500 financieel professionals, blijkt dat 24 procent bang is dat er omwille van de hoge werkdruk collega’s vertrekken. Het is dan ook geen verrassing dat het verhogen van de efficiency van financiële werkzaamheden een belang-rijke doelstelling is voor meer dan de helft van de organisaties. Hier komt bovenop dat or-ganisaties dankzij de pandemie continu hun financiële welzijn willen monitoren. En daar is inzicht in de cashflow en het factuurverwerkingsproces voor nodig.

Om over dit inzicht te beschikken, zijn een digitaal financieel systeem en automatisering van finan-ciële werkzaamheden cruciaal. Yvonne Jans, area manager Western Europe bij Medius, deelt daarom tips en tricks voor de overstap naar een geautomatiseerde financiële afdeling. Waar moet je als ondernemer op letten en wat zijn de misvattingen? Ook vertelt ze meer over de business-voordelen die dit met zich meebrengt.

Van handmatig naar automatisch

Automatisering en digitalisering zijn tegenwoordig hot topics. Toch is het nog niet voor iedereen zo vanzelfsprekend als het lijkt. Uit de Financial Benchmark, peilstok van de financiële sector, blijkt dat slechts een geringe meerderheid (53%) van de organisaties het factuurverwerkingsproces heeft geautomatiseerd. Het andere deel van de organisaties verwerkt facturen nog grotendeels handmatig en soms zelfs nog op papier. Yvonne: “Na en tijdens de crisis hebben veel bedrijven ingezien hoe belangrijk het is om snel te kunnen zien hoe je er als onderneming voor staat. In de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven nog niet (volledig) zijn geautomatiseerd, waardoor het lasti-ger is om snel inzicht te hebben in de financiële data. Als ondernemer is het fijn om snel overzicht te hebben, dit ontbreekt nu vaak in het huidige proces. Het automatiseren van processen biedt uit-komst.”

Strategisch denken en adviseren

Vanzelfsprekend levert automatisering tijdswinst op. “Automatisering maakt manuele handelingen overbodig. Hierdoor houden medewerkers tijd over om andere - belangrijke - taken op te pakken. Naast een efficiëntieslag, biedt dit medewerkers ook de mogelijkheid om op een meer strategisch niveau met het factuurverwerkingsproces om te gaan. Hierdoor ontstaat er een adviseringsrol voor de medewerkers van de financiële afdeling, bijvoorbeeld voor de business of de inkoopafdeling”, zegt Yvonne. “Dit resulteert in een betere samenwerking tussen alle afdelingen van een organisa-tie, wat een positief effect heeft op het bedrijfsresultaat. Een vereiste hiervoor is echter dat alle ge-gevens overzichtelijk staan weergeven, waardoor financieel medewerkers in één oogopslag de stand van zaken kunnen zien”, aldus Yvonne.

De meerwaarde van een geautomatiseerde financiële afdeling

Financiële medewerkers lijken in ieder geval toe te zijn aan een automatiseringsslag. “Wanneer we medewerkers vroegen naar hun grootste frustraties wat betreft de financiële werkzaamheden,

steekt achter collega’s aan moeten zitten die hun acties niet tijdig uitvoeren er met kop en schou-ders bovenuit. Op een gedeelde tweede plek volgen inefficiënte processen en menselijke fouten”, aldus Yvonne. “Dit zijn allemaal ergernissen die eenvoudig opgelost kunnen worden door het auto-matiseren van processen. Zo worden menselijke fouten door automatisering voorkomen en is het achterna zitten van collega’s door het instellen van automatische reminders ook verleden tijd. Op die manier is het voor alle collega’s duidelijk wanneer iets af moet zijn. Een win-win situatie: mede-werkers werken niet alleen efficiënter, maar kunnen ook focussen op taken die ze daadwerkelijk leuk vinden”, vervolgt Yvonne.

Flexibel en wendbaar

Ook wat betreft leveranciersrelaties staan bedrijven voor uitdagingen die door automatisering het hoofd geboden kunnen worden. “Iedere leverancier heeft andere wensen en eisen en dat moet al-lemaal worden doorgevoerd in financiële processen. Bijna een derde van de financiële medewer-kers geeft aan dat het vastleggen van unieke afspraken per toeleverancier met hun huidige financi-ele software ingewikkeld is en een groot deel heeft communicatie rond betalingen van facturen nog niet geautomatiseerd”, aldus Yvonne. “Zodoende komt software die wél met flexibele betaaltermij-nen kan omgaan en communicatie rond betalingen automatiseert ten goede aan de relatie met de leveranciers.”

Niet afhankelijk van de IT-afdeling

Een veel voorkomende misvatting wanneer het gaat over het automatiseren van de financiële af-deling, is de gedachte dat de IT-afdeling actief betrokken moet worden. Yvonne: “Niets is minder waar. Er zijn tegenwoordig veel oplossingen die met standaard integraties in de cloud en plug & play zijn. Dit houdt in dat op slechts twee sleutelmomenten IT aanhaakt moet worden: bij de start en het einde van het proces. Het is handig om IT aan het begin van het proces aan te haken, om zo inzicht te verkrijgen in het IT-landschap binnen jouw organisatie. Aan het eind van het traject moet er een koppeling gemaakt worden tussen softwareoplossing en het ERP-systeem om een efficiëntere werking te creëren.” Verder draaien de oplossingen volgens Yvonne zelfstandig en ben je dus niet afhankelijk van de beschikbaarheid en betrokkenheid van de IT-afdeling. “Je kunt van-daag al beginnen met kleine stappen op weg naar een geatomiseerde financiële afdeling”, aldus Yvonne.

Neem medewerkers mee in het proces

Een ander belangrijk onderdeel tijdens de overstap naar een geautomatiseerd proces is het mee-nemen van je medewerkers. De overgang naar automatisering op de financiële afdeling vraagt na-melijk ook wat van hen, stelt Yvonne. “Denk aan een andere mindset, een veranderd takenpakket en een nieuw systeem. Het is logisch dat ze hieraan moeten wennen. Bovendien is het altijd span-nend om taken uit handen te geven. Maar óók dat is onderdeel van automatisering.” Gelukkig zijn er verschillende manieren waarop je medewerkers kunt meenemen in het proces. “Zorg ervoor dat je open communiceert met je team en laat ze zien wat automatisering voor hen en het bedrijf ople-vert. Geef ze de tijd om het systeem te leren kennen, zodat ze het volledig gaan vertrouwen. Een succesvol automatiseringsproject vereist draagvlak binnen je eigen organisatie”, aldus Yvonne.

Maak jouw bedrijf toekomstbestendig

De digitale transformatie is in volle gang, maar daar blijft het niet bij. De aankomende jaren zitten er nog veel meer veranderingen aan te komen. Volgens Yvonne is het cruciaal om je hier als orga-nisatie op voor te bereiden. “De potentie van digitale oplossingen op iedere financiële afdeling is groot, mits je software weloverwogen implementeert. Kijk als organisatie hoe digitale oplossingen jouw financiële processen kunnen ondersteunen. Door aan de slag te gaan met automatisering op de financiële afdeling creëer je met dezelfde capaciteit een efficiëntere workflow. Denk aan tijd-winst waardoor er meer gefocust kan worden op het efficiënter inrichten van processen. Daarnaast heb je meer zicht op bottlenecks in je processen én kan de financiële afdeling dankzij voorspel-lende analyses andere afdelingen binnen je organisatie adviseren, wat uiteindelijk weer bijdraagt aan een positief bedrijfsresultaat. Kortom: overstappen naar een geautomatiseerde financiële af-deling levert allerlei voordelen op waar de hele organisatie de vruchten van plukt”, zegt Yvonne.