Probleemloos vergaderen in drie simpele stappen

Vergaderen is misschien niet de allerleukste bezigheid. De meeste mensen kijken hier telkens weer flink tegenop. Wéér uren achtereen met dezelfde mensen in gesprek zijn. Praten over problemen waar je maar niet uit lijkt te komen. Kijkend naar de klok en wensend dat je al naar huis kan. Zo zien de meeste vergaderingen er uit.

Hoewel het noodzakelijk is om toch regelmatig samen te komen, is het heel frustrerend als het overgrote deel van de genodigden er eigenlijk niet bij wil zijn. Zeker wanneer jij de vergadering georganiseerd hebt. Soms moet er nou eenmaal iets besproken worden, moeten jullie wel samen beslissingen nemen. Dan is het fijn als alle neuzen dezelfde richting op wijzen. Mensen met een goed gevoel de vergaderzaal verlaten. Maar hoe realiseer je dit? Hoe zorg je voortaan voor een probleemloze vergadering? Dat is makkelijker dan het lijkt én je hebt het voor een groot deel zelf in handen! Met behulp van de volgende drie tips zal iedere vergadering voortaan vlekkeloos verlopen.

De juiste locatie vinden

Heb je wel eens onderzoek gedaan naar zaalverhuur? Nee? Dan wordt het hoog tijd om hier verandering in te brengen. Sommige vergaderingen vragen namelijk net wat meer aandacht. Bijvoorbeeld wanneer je meerdere faculteiten tegelijkertijd wil spreken en dit niet past in een simpele ruimte op kantoor. Dan moet je toch op zoek gaan naar een andere locatie.

Vergaderen op een andere locatie biedt ook andere voordelen. Door op een andere plek te vergaderen, benadruk je namelijk nog meer de noodzaak van de vergadering. Daarnaast prikkelt het ook meer de creativiteit. Het personeel wordt uit de dagelijkse sleur gehaald en mag op – hopelijk – een inspirerende locatie aan de slag gaan.

Zorg er natuurlijk wel voor dat de vergaderruimte van alle gemakken is voorzien. Kies je voor zaalverhuur Amsterdam vanwege de centrale ligging? Dan wil je uiteraard wel dat deze ook over alle benodigde faciliteiten beschikt en mensen ook echt gelukkig worden van de omgeving.

Wees kritisch over de noodzaak om te vergaderen

Is het wel echt nodig om te vergaderen? Dat lijkt een gekke vraag. Natuurlijk is het nodig, anders zou je geen vergadering organiseren. Althans, is dat wel echt zo? Heel vaak worden vergaderingen al ver van tevoren ingepland. Soms zelfs al standaard in de jaarplanning opgenomen. Op dat moment is er zelfs nog geen onderwerp, maar dan kan iedereen alvast de agenda vrijhouden. Dat klinkt misschien gek, maar zo werkt het bij veel grotere bedrijven wel.

Daarom is het belangrijk dat je echt bij jezelf nagaat of een vergadering op dit moment wel nodig of zinvol is. Ga niet vergaderen omwille van het vergaderen, want dat loopt bijna nooit goed af.

Geef van tevoren de juiste informatie door

Goede voorbereiding is het halve werk. Ook met vergaderen. Vraag jezelf daarom van tevoren af of iedereen weet waar de vergadering over zal gaan. Het is slim om die informatie zo spoedig mogelijk te delen. Op die manier kunnen mensen zich thuis al over de grootste vraagstukken buigen en kan er op het moment zelf productiever worden vergaderd.