Nieuwe werken: multimediale vergadertafel

Zeventig procent van de ideeën ontstaat door samenwerking, zo blijkt uit Amerikaans onderzoek. Niet zo gek dat bij het nieuwe werken, waar iedereen zijn eigen ideeën over heeft, ook een nieuwe manier van vergaderen en coöperatie om de hoek komt kijken.

General Electric én Vodafone vonden het antwoord bij de zogenoemde Media:scape  van Steelcase. Een fraai uiterlijk, zitplaatsen, werkplekken en multimedia in één kantoormeubel als stimulans voor het creatieve proces.

Elders

Piet Verhagen, manager onderdelen en logistiek van General Electric (GE): ‘Mediascape is voor ons een uitkomst. Niet alleen vanwege de aard van onze werkzaamheden die met zich meebrengt dat we veel vergaderen over gedetailleerde technische ontwerpen en vraagstukken. Maar ook omdat we veel wereldwijd vergaderen, omdat het hoofdkantoor en de ondersteunende faciliteiten zich elders bevinden.'

De in de tafel ingebouwde personal user control key (Puck) verbindt de laptops van medewerkers, zodat een open digitaal platform ontstaat. Met een druk op de knop wordt informatie van de laptop zichtbaar op het grote scherm. Wanneer iemand anders de leiding wil overnemen, drukt hij simpelweg op de Puck en zijn digitale informatie is voor alle deelnemers aan de vergadering zichtbaar op het scherm.

Videovergadersysteem

Bij GE gebruiken de afdelingen Finance, HR, Operations en Engineering de moderne meetingtafel volgens Verhagen veelvuldig. ‘Met de Mediascape op het kantoor in Nederland leggen we via het videovergadersysteem van Cisco contact met locaties in de VS en andere landen.  De informatie van de zes laptops aangesloten op de Mediascape in Nederland wordt geprojecteerd op smartboards en gedeeld via het intranet. Iedere videovergaderruimte is ingericht voor vijftien personen en wereldwijd kunnen tot maximaal twaalf verschillende landen inbellen en deelnemen aan de meeting.'

Inmiddels heeft GE wereldwijd al meer dan honderd Mediascape-kamers in gebruik genomen.

Vodafone

Bij Vodafone werken medewerkers niet alleen tijd- en plaatsonafhankelijk, maar ook veel samen. Op het hoofdkantoor in Maastricht ontmoeten ze elkaar veelal in de Plaza, de vele koffiecorners, loungerooms, projectteamruimtes en videovergaderkamers. Hieraan is een nieuwe interactieve manier van samenwerken toegevoegd met de komst van de Mediascape.

Tijdens een vergadering met de Mediascape kunnen medewerkers in kleine groepen van twee tot zes personen volgens Vodafone gemakkelijk informatie delen en controleren met snelle overgangen tussen de verschillende technologieën en deelnemers.

Tjeu Verheijen, manager The Changing Workplace bij Vodafone Nederland: ‘Wij gebruiken de Mediascape zeer intensief. Het past perfect bij onze manier van werken. Sowieso werkt iedereen met een laptop die eenvoudig op de Mediascape is aan te sluiten, daarnaast werken wij steeds vaker in kleine teams. Ik verwacht dat we snel verschillende uitvoeringen van de Mediascape binnen onze panden zullen gaan inzetten.'

Bron: Magreet Polman/Maartje van Oeveren/Lubbers & De Jong PR