Met groupware alle neuzen dezelfde kant op

En weer was niet iedereen op de vergadering. Had één collega u bij het passeren in de gang nog verteld dat zij al een andere afspraak had, een ander kwam zonder bericht helemaal niet opdagen. U vroeg zich af of het nog wel nut had een volgende bijeenkomst voor te stellen; het elke keer bij elkaar brengen van het team, leek langzamerhand net zoveel tijd te kosten als het project zelf.

Kansen nemen
Vooral medewerkers in bedrijven die van klein naar steeds groter zijn gegroeid, herkennen de situatie. Hun automatisering is blijven steken bij enkele computers, een server en een netwerk, maar echt bijdragen aan het bedrijfsproces doet het allemaal niet. Groupware is de verzamelnaam voor een reeks softwareproducten die werknemers helpt efficiënt samen te werken. Niet ieder een eigen papieren agenda, maar een digitale, door iedereen te raadplegen. Een vergadering plannen? Met één klik op de knop vertelt de server u wanneer iedereen beschikbaar is, en wie het toch niet past kan even gemakkelijk een nieuwe datum en tijd voorstellen.

De nieuwste versies van Groupware-oplossingen gaan echter verder dan een gedeelde agenda en e-mail. Ook contacten worden gedeeld, collega’s kunnen samen werken aan documenten en beschikken automatisch altijd over de laatste versie ervan. Informatie kan worden gecontroleerd, gepubliceerd op het eigen netwerk of zelfs internet. Vergaderen gebeurt online of via een videoverbinding, chat vult e-mail aan, want het gaat sneller en directer, en een voicemailbericht verschijnt als e-mail in de inbox. Groupware is in dat opzicht nadrukkelijk een aanvulling op standaard desktop-software zoals Word en Excel.