Marcel: 'Klantenkennis slechts een schermaanraking verwijderd'

'Natuurlijk kun je veel uit een boekje leren, maar een papiermassa naast je computer haalt het niet bij echt onderwijs', zegt Roozen wiens wortels in het basisonderwijs zitten. Via een lesgevende positie binnen de LTS stroomde hij door naar het bedrijfsleven. Sinds tien jaar is zijn werkgever UNIT4 in Sliedrecht, waar hij de opleidingen stuurt van het softwarebedrijf voor het midden- en kleinbedrijf.

'De meerwaarde van een training zit vooral in de onderlinge interactie tussen de cursisten en de docent. De trainingen bestaan uit een gedegen theoretische uitleg en praktijkoefeningen. De docent kan tijdens de opdrachten gerichte tips en adviezen geven. Dat kun je nooit met een schriftelijke cursus bereiken.'

Roozen begrijpt dat het thema van zijn lessen, UNIT4 Multivers is immers een veredeld boekhoudpakket, de meeste ondernemers niet direct boeit. 'Administratie is niet leuk. Maar als je eenmaal ontdekt hoe je het inzicht in je bedrijf ermee kunt vergroten, merk je al snel dat het meer is dan een noodzakelijk kwaad.'

'Administratie is niet leuk, maar wel meer dan een noodzakelijk kwaad'

Hoe bedoel je dat? 'Ieder bedrijf richt zich op verkoop, maar met een goed administratiepakket kun je direct zien welk effect de verkoop heeft voor de andere aspecten van je onderneming. UNIT4 Multivers is dan misschien geen budgetpakket, maar biedt in vergelijking met de concurrenten veel meer, ook voor de kleine ondernemer. Volledige rapportages en daarmee het overzicht dat je van je bedrijf hebt, staat tot je beschikking, zelfs in de meest eenvoudige Basic-variant van de software.'

Leuk om met de familie te delen bij een nazomerse barbecue. 'Nog beter, op het display van je smartphone, iPad of laptop, waar je maar bent. Je hebt de precieze status van je bedrijf zo binnen een enkele schermaanraking. Daar zou iedere ondernemer enthousiast van moeten worden.'

Kaas

Volgens Roozen is UNIT4 Multivers heel schaalbaar. 'Van de kleinste onderneming, een zelfstandige zonder personeel, tot een onderneming met vijftig gebruikers. Het pakket zit vol handigheden, zoals een F1-toets om snel hulp en uitleg bij de functies te geven voor als je er even niet helemaal uitkomt.'

Niet iedere ondernemer heeft kaas gegeten van boekhouden. Termen als grootboekrekening of journaalpost zijn vooral bij eenmansbedrijven niet altijd gesneden koek. 'We houden de terminologie zo simpel mogelijk en je kunt ze zelf tot in detail aanpassen. UNIT4 Multivers is daarbij ook een slim pakket. Heb je eenmaal een soort inkomsten toegewezen aan een bepaalde post, hoef je dit niet continu te blijven doen. Dat doet UNIT4 voor je. Ook klanten of leveranciers worden herkend en tenzij je anders wilt op dezelfde manier ingeboekt.'

Facturatie van verkoop kan in Multivers volledig worden geautomatiseerd, evenals de btw-aangifte. Multivers communiceert desgewenst direct met de website van de Belastingdienst, waardoor je niet nog eens apart de aangifte hoeft in te vullen.

Branchespecifieke pakketten

UNIT4 Multivers kan naast de gebruikelijke uitwisselingsmogelijkheden als met de pakketten van Microsoft Office ook gegevens uitwisslen met andere branchespecifieke pakketten, zodat je zelfs de speciaal voor je bedrijf gemaakte software kunt integreren met de financiële administratie van UNIT4 Multivers.

Grote wijzigingen in de economische structuur van bedrijf of land kunnen snel worden toegepast. 'Stel dat Nederland terugstapt op de gulden als betaalmiddel, dan heeft dit grote gevolgen voor iedere onderneming. Als UNIT4 zorgen we er met een update voor dat je als gebruiker van Multivers hier geen zorgen om hoeft te maken.'

Multivers werkt realtime, desgewenst online en daarmee kun je als bedrijf geld besparen. 'Ik ken ondernemers die nog altijd met een schoenendoos vol facturen en bonnetjes naar de boekhouder gaan en het hem of haar laten uitzoeken. Daar hangt echter een prijskaartje aan. Weet je het zelf gestructureerd met Multivers te doen, dan scheelt dit enorm én hoef je nooit meer te wachten op je boekhouder. Werk je online dan kan de accountant tegelijk met de klant in dezelfde administratie werken. Handig, want wat heb je eraan als je de boekhouding naar de accountant stuurt en je vervolgens de boekhouding aan eigen kant feitelijk moet pauzeren totdat je boekhouder klaar is.'

Businessclub

Een goede administratie maakt dat je als bedrijf je klanten kent, meent Roozen. Iets dat UNIT4 ook zelf belangrijk vindt tijdens speciale klantendagen. Die zijn bijna een soort businessclub waar je ook nog wat leert over de financiële basisadministratie van je onderneming.

'De klantendagen zijn heel populair. Het bezoek varieert van 40 tot 100 deelnemers, ondernemers en medewerkers die door de 'baas' naar de bijeenkomst zijn gestuurd. Je ziet er veel visitekaartjes uitwisselen en de klantendagen laten ondernemers zien dat ze niet alleen staan. Ook niet in de eigen stad of regio, want iedere keer zijn er zelfstandigen die bekenden uit het bedrijfsleven uit de buurt tegenkomen.'

Kennis van de klant was eigenlijk wat de klantendagen deed ontstaan. Roozen: 'We weten dat in deze, op z'n zachtst gezegd, roerige economische tijden bedrijven en instellingen geld op de knip houden. Toegewijde trainingstrajecten, die we ook hebben, zijn daardoor voor veel ondernemers even niet weggelegd. De klantendagen bieden uitkomst.'

De frequentie van de bijeenkomsten gaat omhoog, van nu een keer per twee maanden naar vaker in de toekomst. 'Bovendien zijn er partnerbedrijven van UNIT4 die hun eigen dagen organiseren, nadat ze ontdekten hoe goed de klantendagen kunnen zijn.'

Roozen bv

Je klinkt als een ondernemer. 'De Marcel Roozen bv zeker', lacht de opleidingschef van Unit 4. 'Dat maakt UNIT4 nu zo leuk. Binnen de afzonderlijke groepen krijgen we van onze werkgever veel vrijheid, dus ook al ben je in dienst onderneem je toch. Veel inspiratie komt overigens van klanten. Nu zijn we juist voor hen begonnen met een videotraject, zodat we in professioneel bewegend beeld en gesproken woord uitleggen hoe je nu precies te werk gaat in welke situatie.'

Met zoveel onderwijs, werk je voor een school of een bedrijf? 'Absoluut voor een bedrijf. UNIT4 is een business en levert business, beter dan de concurrenten. Maar business is mensenwerk en dat kun je zelfs in Multivers terugvinden. Zo kun je aankruisen welke relaties je een kerstkaartje wilt sturen, zodat je niet ieder jaar opnieuw een lijstje hoeft te maken.'