‘Je wilt toch bestellen bij die ene favoriete bloemist’

Vooral binnen grote bedrijven is er lang niet altijd beleid op het gebied van geschenken aan werknemers, collega’s en relaties. Dat zorgt ervoor dat er verschillende afdelingen allemaal hun eigen adresjes aanhouden, veelal mkb’ers in de regio. ‘Dat kan worden geautomatiseerd’, bedacht Leonie Schipperus zich. Ze richtte Pimm Solutions op, waar grote bedrijven hun geschenken voortaan op één locatie kunnen bestellen en factureren, maar de bestelling nog altijd bij de mkb’ers die ze kennen terecht komt. ‘Op deze manier heb je minder facturen, minder contactmomenten en kunnen ze nog altijd terecht bij die ene goede bakker in Den Haag waar ze altijd bestellen.’

Alle facturen op één plek

‘Als je kijkt naar dertig jaar geleden, werden er vooral taart, bloemen en cadeaubonnen gegeven, dat is eigenlijk niet echt veranderd. Nederland is daar heel traditioneel in’, zag Leonie vijf jaar geleden bij het starten van haar onderneming. ‘Ik zag dat onze manier van denken past bij die van de multinationals en door de trend van purchase to pay-implementaties, zijn wij een logisch gevolg van die ontwikkelingen. Staples doet bijvoorbeeld hetzelfde voor kantoorartikelen. Inmiddels hebben we vijfenzeventig contracten met grote bedrijven en daar gaan duizenden bestellingen doorheen. Die komen allemaal weer terecht bij de mkb’ers.’ Vooral de inkopers en cfo’s worden volgen Leonie enthousiast van haar aanbod. ‘Toch zijn het uiteindelijk de secretariaten die de bestellingen doen en enthousiast moeten worden.’

‘We zijn in essentie een afgeschermde webshop, een zogenaamde e-catalogus’, vertelt Leonie. ‘Ieder bedrijf heeft een eigen webshop die wordt gekoppeld aan een purchase to pay-systeem, waarbinnen het bestellings- en factureringsproces wordt geautomatiseerd en wij zorgen dat alle benodigde data in dat systeem komt te staan. De afbeeldingen, de teksten de prijzen. Zo zijn wij het enige aanspreekpunt voor de multinational en onderhouden wij alle contacten met de mkb’ers van wie ze hun producten afnemen.’

Bestellen bij je vaste adres

Niet elke leverancier komt in aanmerking. ‘De multinational geeft aan welke bedrijven hun voorkeur hebben en wij gaan vervolgens met de mkb’ers in gesprek.’ Zo hebben we in de afgelopen jaren een netwerk van meer dan drieduizend leveranciers opgezet. Op die manier kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over levertijden, prijzen en facturatie. ‘Ik zie af en toe wel wat weerstand bij de mkb’ers. Het meest voor de hand liggende punt van kritiek is: iedereen gaat meer betalen, want iedereen wil er wat aan verdienen. Maar juist door alles veel efficienter in te richten overzien we het landschap. Door veel werkzaamheden op één hoop te vegen kunnen een hoop kosten worden bespaard, ook voor de mkb’ers.’

Zo zijn de kleinere ondernemers minder tijd kwijt met het opnemen van de telefoon voor de losse orders. Alle informatie staat in één e-mail en er hoeft ook maar één factuur te worden verstuurd in plaats van allemaal losse orders en facturen voor de orders. ‘Dat zijn er nog best veel’, zegt Leonie. ‘Op het moment dat het een goede samenwerking blijkt te zijn, dan zullen ondernemers ook steeds meer bestellingen uit het systeem ontvangen.’ De meeste mkb’ers reageren goed op de voorstellen. ‘Je belt vaak met een directeur of eigenaar die wat argwanend is, je haalt toch indirect business weg.’ Volgens Leonie is de oplossing om transparant te zijn over de doelstellingen: ‘We hebben niet veel nodig omdat we werken op basis van grote volumes en kunnen daardoor werken op basis van goede afspraken. Het grootste stuk van de taart vloeit daardoor netjes terug naar de mkb’ers.’

Beide kanten ontzorgen

Leonie hoort ook steeds vaker dat de mkb’ers al zijn benaderd door de multinationals of er geen makkelijker opzet is om hun zaken af te handelen. ‘Je ziet dat binnen de overheid nu digi-inkoop een steeds grotere rol gaat spelen. Binnen alle ministeries is inkoop via dit systeem inmiddels verplicht. Al die overheden hebben hun vaste bakker en bloemist, die door digi-inkoop managers worden benaderd. Dan krijgt een ondernemer de vraag of hij hun ontwikkelaar even kan laten bellen met de ontwikkelaar van digi-inkoop en schiet die ondernemer vervolgens terecht in de stress. Wij zorgen dat de mkb’er bezig kan zijn met hun vak en leveren de ondernemer wat hij nodig heeft om dit te doen.’

Op dit moment heeft Pimm Solutions negen productgroepen in het assortiment zitten. ‘Dit zijn de meest ingezette cadeau’s binnen bedrijven. Het is een flinke markt, waar bedrijven steeds vaker een vast beleid voor voeren. De Staatsloterij bijvoorbeeld heeft netjes vastgelegd wat een werknemer krijgt bij een verjaardag, jubileum en van welke waarde dit moet zijn. Als je een bedrijf hebt met duizenden medewerkers, gaat het om vele honderdduizenden euro’s per jaar en vergeet ook vooral niet je externe uitgaven voor klanten en relaties. De meeste van deze multinationals zitten binnen de grote steden en hebben daar meerdere locaties. Omdat deze bedrijven nu via Pimm Solutions bij één mkb’er een product afnemen, zien die het aantal bestellingen flink toenemen.’