Je mailt 3 uur per dag – tijd om slimmer te werken

We leven in een wereld waarin slimme technologie ervaringen beïnvloedt en vormgeeft. Samen met Sanne Kanis schreef ik het daarom het boek Niet appen tijdens het eten, waarin we online-etiquette formuleren. We maken de lezer wegwijs in een wereld van schermtijd, TikTok, groepsapps, LinkedIn-etiquette en videovergaderingen. Een van die etiquette-regels, is dat je geen zakelijke mails hoort te sturen vanaf je privéadres. 

Ontslag voor mailen vanaf privéadres

Als er één Nederlander is die weet hoe onhandig het kan zijn om werkmail vanaf een privémailadres te versturen, dan is het Hugo de Jonge. Hij raakte vorig jaar in opspraak toen de Volkskrant ontdekte dat hij vanaf zijn privé-mailadres mailde met Sywert van Lienden over de inkoop van mondkapjes. Van Lienden en De Jonge waren ook nog eens partijgenoten. Niet heel handig. 

Wat kan de rest van werkend Nederland leren van Hugo de Jonge? Waarom is het belangrijk om je privéadres niet te gebruiken voor werkmail? Wie alleen mailt via zijn werkmail, zorgt ervoor dat zijn mails beter beschermd zijn. Er is een minder groot risico op hacks, omdat bedrijven hun best (zouden moeten) doen om de hardware en software van werknemers te beveiligen. Ook houd je zo privé en werk beter gescheiden. Werkgevers mogen in hun arbeidsvoorwaarden opnemen dat werknemers een boete moeten betalen als ze een geheimhoudingsplicht schenden, bijvoorbeeld door vertrouwelijke informatie vanaf hun privéadres te versturen. Elke ondernemer zou het belangrijk moeten vinden dat bedrijfsgegevens goed beschermd worden, zodat gevoelige informatie niet uitlekt naar concurrenten. 

Verzekeraar DAS claimt steeds vaker aanvragen binnen te krijgen voor ontslag op staande voet door het gebruik van privémailadressen voor werkzaamheden voor de baas. Je leest het goed: het is mogelijk ontslag te eisen als een werknemer werkmail verstuurt via het privéadres. Een werknemer werd op staande voet ontslagen toen hij zakelijke e-mails naar zijn privéadres stuurde. Hij was gebonden aan een concurrentiebeding, een relatiebeding en een IT-gedragscode. Toen hij op non-actief werd gesteld en er een exit-regeling werd opgesteld, stuurde hij honderdvijftig e-mails met bedrijfsgevoelige informatie van zijn zakelijke e-mail naar zijn privé e-mail. 

De werknemer ging zonder succes in beroep. Zowel de kantonrechter, het Gerechtshof als de Hoge Raad vonden het ontslag rechtsgeldig. De documenten waren alleen bestemd voor interne doeleinden en de IT-gedragscode van het bedrijf was duidelijk: ‘Gebruikers mogen geen vertrouwelijke informatie verwerken of overdragen aan niet-interne systemen, behalve wanneer dit uitdrukkelijk is toegestaan bij het uitvoeren van hun normale taken.’ Die toestemming had de werknemer niet, waardoor hij ontslagen werd. 

Minder mailen, meer werk gedaan krijgen

Een van de mail-etiquette is dus: verstuur geen zakelijke mails vanaf het privéadres. Er zijn meer manieren waarop we slimmer kunnen omgaan met onze mail. Wist je dat onze mailbox een van de grootste bedreigingen voor onze productiviteit vormt? We checken onze mail gemiddeld meer dan 10 keer per uur. 84% van de professionals heeft zijn mailbox continu openstaan. Terwijl veel mails echt wel even kunnen wachten. Daarom leer ik teams en organisaties in de training ‘Master your workweek’ hoe ze slimmer kunnen werken en zich minder laten leiden door hun mailbox. We laten ons namelijk veel te veel afleiden door social media, onze telefoon en onze mailbox, waardoor we minder werk gedaan krijgen dan we willen. We gebruiken email al een poos, zonder dat iemand ons heeft geleerd hoe we het slim kunnen gebruiken. Deze zeven tips helpen je daarbij op weg:

1: Werk niet de hele dag vanuit je inbox

Wie de hele dag met zijn mailbox bezig is, krijgt weinig werk gedaan. Tenzij je op de klantenservice of verkoop werkt en contact met klanten via mail je werk is, natuurlijk. Toch reageren nog veel mensen binnen een mum van tijd op elk inkomend bericht, waardoor belangrijk werk blijft liggen. De oplossing: op een aantal vaste momenten per dag je mailbox openen. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om rond tien uur, na de lunch en aan het einde van de dag de mailbox te openen. Geen e-mail openen voor 10.00 heeft een belangrijk voordeel. Als je de eerste 60-90 minuten van de dag zonder onderbrekingen van e-mail werkt, kan je veel gedaan krijgen.

2: Schakel e-mail meldingen op het bureaublad uit

Voorkom dat je wordt afgeleid door inkomende e-mails in real-time. Als je een e-mail van je collega, klant of baas ziet binnenkomen, is het aantrekkelijk om even te kijken. Handiger is af te maken waar je mee bezig bent en dan de e-mail te lezen, in de daarvoor bestemde tijdsloten. Als je een nieuwe mail hebt zien binnenkomen, besteed je er toch aandacht aan. Daarom is het handiger om alle e-mailmeldingen op het bureaublad uit te schakelen, om niet afgeleid te worden. Elke melding die je ontvangt is een afleiding. Dat geldt ook voor e-mail. Ga dus naar instellingen > meldingen > email en schakel de meldingen uit.

3: Schakel het pictogram ‘Ongelezen bericht’ uit

Voorkom dat je wordt afgeleid door het pictogram ‘aantal ongelezen berichten’ in je mailbox. De melding ‘ongelezen berichten’ is ontworpen om je aandacht te trekken. Je kan die melding onzichtbaar maken, zowel op je telefoon als op je desktop. Ga bij Gmail naar Geavanceerde instellingen om het pictogram voor ongelezen berichten uit te schakelen. Wie een Mac gebruikt, kan naar Apple > Instellingen > Meldingen > Mail > Badge-symbool gaan en zo het aantal ongelezen mails in ‘Dock’ verwijderen.

4: Zorg voor extra focus met Inbox when ready

Met deze plug-in raak je niet afgeleid door inkomende emails. Soms heb je informatie uit een e-mail nodig, zoals een bestand, een telefoonnummer of een bijlage. Als je eenmaal opzoek gaat naar die info, kan je afgeleid worden door nieuwe emails. Voor je het weet heb je al je e-mails beantwoord en heb je niet aan die belangrijke taak gewerkt. De plug-in Inbox when ready lost dit probleem op. Die maakt het mogelijk om je inbox onzichtbaar te maken met een druk op de knop. Je kan nog steeds mails zoeken en openen, maar alle nieuwe emails worden verborgen met deze functie. Als je de nieuwe emails niet ziet, kan je er ook niet door worden afgeleid. Ik betaal elke maand vijf euro voor deze software en het is me dubbel en dwars waard. Inbox Pause is een gratis alternatief.

5: Haal e-mail van je telefoon

Een e-mail lezen op je telefoon, reageren in je hoofd en vervolgens de e-mail markeren als ongelezen. Dat is niet echt productief, toch? Helaas is dat nog vaak de praktijk. Haal daarom de email functie van je telefoon af. Simpel: door het account gewoon uit je e-mail app te verwijderen. Het nadeel is dat je, als je Gmail gebruikt, dan ook geen toegang meer hebt tot de Google Agenda op je telefoon. Met de app Quiet for Gmail los je dat probleem op, je kan er namelijk mee instellen dat je op bepaalde momenten wel of geen mail kan ontvangen.

6: Schrijf je uit van nieuwsbrieven

Een van de redenen waarom je mailbox volstroomt, is het flinke aantal nieuwsbrieven waarop je geabonneerd bent. Vaak krijg je nieuwsbrieven, zonder dat je daar zin in hebt. Je bent bijvoorbeeld naar een concert geweest en krijgt nu elke maand van die artiest of locatie een update in je mailbox. Wees streng en schrijf je uit voor de nieuwsbrieven die je niet nodig hebt. 

7: Bespreek wanneer je mailt, appt of belt

We communiceren de hele dag door te mailen, appen, Slack’en, sms’en en chatten. De vraag is of voor elk wissewasje een mail gestuurd moet worden. In sommige gevallen zou je ook even langs een collega kunnen lopen, een vraag voor een meeting kunnen bewaren of iemand kunnen bellen. We gebruiken mail al een poos als communicatiemiddel, zonder dat we er echt bij stil hebben gestaan hoe we het gebruiken. Je kan een mail sturen (15 minuten) en verwachten dat iemand daarop reageert (25 minuten) maar soms is een belletje (van 10 minuten) veel effectiever. 

Bespreek met je collega’s wanneer je een meeting inschiet, iemand belt of appt. De ongeschreven regel is dat een mail pas na 24 uur beantwoord hoeft te worden. Misschien heb je liever dat collega’s sneller reageren of juist nog minder tijd besteden aan hun mail. Maak dat expliciet, zodat voor iedereen duidelijk is dat je niet de hele dag aan je mailbox gekluisterd hoeft te zijn. 

Deze tips zorgen er hopelijk voor dat men niet meer drie uur, maar nog maar een uur per dag aan het mailen is. Dat levert iedereen elke week tien ‘gratis’ uren op.