Inzicht in status en voortgang van projecten krijgen doe je zo!

Het ontbreken van overzicht is een grote valkuil bij het uitvoeren van projecten. Voor je het weet ben je veel meer geld kwijt of duurt het traject veel langer, simpelweg omdat je geen idee meer hebt wat er nog gedaan moet worden. Kleine troost wanneer je dit probleem herkent: je bent niet de enige die er ervaring mee heeft. De Nederlandse startup Prinzi ondersteunt ondernemers daarom graag bij projecten. Met hun unieke concept kun in een aantal simpele en logische stappen projecten administreren, plannen en rapporteren en zo de basis van het project op orde maken.

Stap 1. Wat ga je doen in het project?

Een veel gemaakte fout is starten met een project terwijl er nog geen duidelijk plan en goede doelstellingen zijn geformuleerd. Voordat je daadwerkelijk van start gaat is het van groot belang dat je een weet welke stappen je gaat zetten in het project. Dit kan gemakkelijk via Prinzi. Gebruik daarbij de Product Breakdown Structure (PBS) als basis. In zo’n structuur neem je alle tastbare producten die het project oplevert op. Hier breng je een hiërarchie in aan: bovenaan staat het eindproduct of projectresultaat van het project. Daaronder geef je aan welke deelproducten dit in de loop van het project zal opleveren. Stel dat je een project hebt waarin het einddoel de implementatie van een nieuw intranet is. Een deelproduct kan dan bijvoorbeeld een rapportage zijn waarin in beeld wordt gebracht welke wensen en eisen er vanuit de werknemers zijn voor zo’n intranet. Zo’n deelproduct leidt uiteindelijk tot een beter eindproduct, maar kan in sommige gevallen ook hergebruikt worden voor andere projecten. Zo sla je dus twee vliegen in één klap.

Direct overzicht

Heb je alle producten in kaart gebracht? Dan heb je direct een duidelijk beeld van het project, waardoor plannen makkelijker wordt. En deze werkwijze heeft nog een ander voordeel: de Product Breakdown Structure kan gebruikt worden om meer inzicht te krijgen in de
project planning en administratie. Zo wordt bijvoorbeeld duidelijk wanneer de deelproducten klaar moeten zijn en kun je beter inschatten hoeveel kosten en werkuren er gemaakt zullen worden. Ook wordt het makkelijker om in te schatten of de te verwachte kosten de moeite waard zullen zijn. De kans op onverwachte kosten en het niet halen van deadlines wordt zo kleiner.  

Stap 2. Zet de werkzaamheden weg in de tijd en benoem de afhankelijkheden

Is duidelijk welke deelproducten en eindproducten opgeleverd moeten worden? Dan is de volgende stap het plannen van de werkzaamheden die daarbij horen. Project planning kun je doen door middel van een Gantt-chart of balkenplanning. Hierin werk je met een horizontale strook waarin je de tijd weergeeft, met helemaal links de start van het project en helemaal rechts de einddatum. Afhankelijk van de duur van het project deel je de periode daartussen verder in op basis van bijvoorbeeld dagen, weken of maanden. Met behulp van stroken geef je vervolgens weer welke activiteiten er moeten plaatsvinden en wat de doorlooptijd van deze activiteiten is. De lengte van de stroken en de plaats in de planning tonen wat de start- en einddatum zijn van de betreffende activiteit.

Knelpunten en mijlpalen

Door het gebruik van een Gantt-chart heb je vervolgens in een oogopslag duidelijk welke activiteiten elkaar overlappen en waar onderlinge afhankelijkheden zitten. Zo’n afhankelijkheid kan bijvoorbeeld zitten in mankracht. Wanneer de IT-specialist bijvoorbeeld moet werken aan twee verschillende activiteiten in de planning, terwijl deze stroken elkaar qua tijd overlappen, weet je direct dat daar een knelpunt kan ontstaan. Dergelijke knelpunten of afhankelijkheden kunnen overigens niet alleen intern ontstaan. Er kunnen ook externe zaken een rol spelen. Je kunt bijvoorbeeld van de levertijden van een externe leverancier afhankelijk zijn bij het implementeren van nieuwe software. Tip; geef in de Gantt-chart niet alleen de knelpunten weer, maar vooral ook de mijlpalen. Dit zijn de momenten waarop tussentijdse doelen bereikt worden en dat zijn dus ook de momenten die best tussendoor gevierd mogen worden!

Stap 3. Houd regelmatig de voortgang bij

Een goede planning bij de start van het project is het halve werk, maar dan ben je er natuurlijk nog niet. Ook tijdens het project zelf is het van belang om regelmatig te checken of het allemaal nog volgens plan verloopt. Er zijn diverse manieren om de voortgang te bekijken en deze kun je naar wens combineren. Een project management tool kan handig zijn om de ideale mix samen te stellen. 

Regelmatig teamoverleg

Regelmatig overleggen over de voortgang van het project is van groot belang, zeker wanneer de projectleden veel op afstand werken. Plan dus regelmatig een (online) overleg. Je kunt kiezen voor een agile aanpak, waarbij je dagelijks een korte dagstart hebt, waarna iedereen weer aan de slag kan.

Check de administratie

Het is aan te raden om vanaf het begin van het project regelmatig te controleren of het project nog op schema ligt wat betreft geplande uren en kosten. Het bijhouden van een goede administratie is dus essentieel. Prinzi is hier een uitstekend instrument voor.

Een kanban bord

Nog zo’n vondst uit agile/scrum werken: het kanban bord. Om die reden wordt het ook wel een scrumbord genoemd. Met behulp van dit bord houd je op overzichtelijke wijze de stand van zaken bij, door het project samen te vatten in drie kolommen: ‘To do’ (de nog niet opgestarte taken), ‘Doing’ (de lopende taken) en ‘Done’ (de afgeronde taken). Hangt er een immense lijst onder ‘To do’? Dan weet je dus dat er nog veel niet opgestarte taken zijn en dat actie noodzakelijk is. Uiteindelijk wil je natuurlijk alle taken onder ‘Done’ hebben hangen.

Stap 4. Houd je omgeving op de hoogte van de status

Niet alleen je projectteam moet goed op de hoogte blijven van de stand van zaken; het is ook belangrijk om andere belanghebbenden mee te nemen in het proces. Zorg dus dat je stakeholders regelmatig worden bijgepraat. Natuurlijk hoef je daarbij niet in te gaan op alle details, maar het is fijn als je de highlights over het voetlicht brengt. Overigens is het niet de bedoeling dat je alleen de successen deelt. Wees ook eerlijk over mogelijke risico’s of problemen in het project, zodat stakeholders niet opeens overvallen hoeven te worden met slecht nieuws. Het allermooist is het wanneer je zo’n probleem kunt oplossen, om vervolgens de lesson learned als nieuwe highlight te presenteren.

Overleg met andere afdelingen

Het is ook van belang om contact te blijven houden met andere afdelingen die een (zijdelingse) rol spelen in je project. Houd contact met HR over de verwachte en werkelijk gemaakte uren en overleg bijtijds met de afdeling financiën wanneer er een wijziging in het budget noodzakelijk is. Aan te raden is om hierin te werken met een schatting vooraf (de zogeheten baseline), een steeds aangepaste actuele stand van zaken en het te verwachten eindtotaal. Op deze manier zie je snel wanneer de kosten uit de pas lopen met de gemaakte begroting. Een actuele planning helpt je ook bij het opstellen van rapportages voor andere afdelingen of stakeholders en maakt het ook nog eens makkelijker om zelf te kiezen waarop je wilt sturen. Om de rest van het bedrijf op een laagdrempelige manier bij het project te betrekken, kun je ook kiezen voor het uitbrengen van een nieuwsbrief. Daarmee bereik je een grote groep geïnteresseerden, terwijl het je relatief weinig tijd kost.

Alles onder controle

Prinzi kan je helpen met alle bovengenoemde stappen, zodat je op eenvoudige wijze je projecten kunt administreren, plannen en rapporteren. Met behulp van het overzicht dat je hiermee creëert kun je eventuele problemen gedurende het project zelf makkelijker oplossen. Zo kun je er door regelmatige rapportage aan stakeholders bijvoorbeeld achter komen dat zij gaandeweg toch andere (deel)producten blijken te willen. Het is natuurlijk erg prettig wanneer je daar tijdens het project al achter komt en niet pas na oplevering van het eindproduct. Prinzi is bruikbaar voor alle projecten binnen een organisatie. Prettig is dat je werkt in één concept, waardoor er uniformiteit en overzicht ontstaat en je niet werkt met losse lijstjes en dubbele administraties. Hierdoor wordt het makkelijker om projecten bij te sturen en leidt deze werkwijze uiteindelijk tot een beter (bedrijfs)resultaat. De tool geeft handvatten om met een helicopter view naar de diverse projecten te kijken. Zo kun je als organisatie op een hoger strategisch niveau gaan sturen, bijvoorbeeld door middel van Project Portfolio Management. Prinzi is dus niet alleen een praktische, maar uiteindelijk ook (of juist!) een strategische tool.

Foto door Mikael Blomkvist