In 6 stappen een project redden dat dreigt te ontsporen

Soms is het lastig om de precieze oorzaak van de moeilijkheden te achterhalen, wat het nog uitdagender maakt om je project weer op de rails te krijgen. Laat het stappenplan hieronder je helpen om weer grip op het project te krijgen en iedereen tevreden te houden.

1. Erken dat het project stroef verloopt

Het is pijnlijk, maar erkennen dat een project niet zo loopt als vooraf gedacht, is de eerste stap om het weer op de rails te krijgen. Pak de meest urgente problemen aan, maar negeer ook niet issues die op het eerste oog onbeduidend lijken. Kleine meningsverschillen kunnen op de lange termijn catastrofaal blijken.

Voorkom dat teamleden elkaar de schuld geven voor missers. Breng het team liever samen voor een spoedvergadering en bespreek gezamenlijk wat er misgaat. Soms betekent dat beschadigde ego’s, maar problemen aankaarten is essentieel om een project van de ondergang te redden.

2. Evalueer de doelstellingen

Grijp de spoedvergadering ook aan om de doelstellingen van het project door te lichten. Naarmate een project chaotischer wordt, kunnen doelen uit zicht raken en onbelangrijke details (te) veel aandacht vragen. Dat kost onnodig energie en verlaagt de moraal van het team. Als project manager is het je taak de doelstellingen en het verloop van het project te allen tijde te bewaken.

Soms is een opfriscursus nodig om te identificeren waar het (mogelijk) misgaat. Zijn er bepaalde doelstellingen die nu onhaalbaar lijken? Hoe komt dat? En zijn er delen van het plan die opnieuw geëvalueerd moeten worden? Wellicht heeft een bepaald component van het project onverwacht veel extra aandacht ndodig.

Wees niet bang om een koerswijziging door te voeren; je weet op dit moment immers veel meer dan bij de start van het project. Je bent flexibeler, weet wat wel en niet werk en hebt de juiste inzichten om een betere en realistischere aanpak te formuleren.

3. Ga na hoe er wordt gecommuniceerd in je team

Vaak verloopt een project stroef door slechte interne communicatie. Bij een succesvol team is elk teamlid op de hoogte van de werkzaamheden van collega’s, ook als ze aan totaal andere delen van het project werken.

Breng in kaart hoe de communicatie in het team verloopt en waar het spaak loopt. Welke communicatiemiddelen worden gebruikt en hoe (vaak) delen teamleden informatie over hun werkzaamheden? Is er een centrale plek waar de voortgang van het project kan worden bekeken? En hoe vaak kom je als team samen om die voortgang te bespreken?

Een goede projectmanagementtool als JIRA of Basecamp kan uitkomst bieden, maar ook een herevaluatie van de tools die nu al worden gebruikt, is essentieel. Daarnaast kunnen face-to-face-gesprekken veel onduidelijkheden voorkomen.

4. Plan een-op-een-gesprekken

Teammeetings zijn goed voor informatie-uitwisseling en om te zorgen dat iedereen gefocust is en dezelfde doelen voor ogen heeft. Onderschat ook niet het belang van individuele gesprekken. Door wekelijks een-op-een-gesprekken te voeren met teamleden weet je hoe ze zich voelen, hoe de werkzaamheden verlopen en wat ze van jou nodig hebben om succesvol te zijn.

Daarnaast is het een discrete manier om bepaalde zorgen en ongenoegens boven water te krijgen. Dragen bepaalde teamleden te weinig bij aan het project, dan kun je tijdens dit soort gesprekken de oorzaak achterhalen en problemen in de kiem smoren.

5. Wees transparant naar je klant

Dreigt een project te ontsporen, dan zul je je klant daarvan op de hoogte moeten stellen. Transparantie en eerlijkheid zijn belangrijk, want vroeg of laat zullen de problemen groeien en zich openbaren. Betrek je klant in het proces, leg de problemen uit en laat zien welk actieplan je hebt om ze op te lossen. Het is beter om je klant te informeren dat het project uitloopt en waardoor dit komt, dan informatie achter te houden en je deadline te missen.

6. Breng de geleerde lessen in kaart

Een ezel stoot zich niet tweemaal aan dezelfde steen, dus breng je geleerde lessen in kaart om te voorkomen dat een project in de toekomst op dezelfde manier ontspoort.

Na afloop van het project is het slim om samen met je team de best en worst practices vast te leggen in een document dat iedereen kan inzien. Betrek je team hierin door elke persoon een korte (anonieme) vragenlijst te sturen; in een groepsgesprek laten ze misschien minder snel het achterste van hun tong zien. Tijdens een aparte meeting kun je vervolgens samen de successen en uitdagingen van het project bespreken - zonder met vingers te wijzen - en de geleerde lessen ter harte nemen.