Groeien dankzij gentegreerde bedrijfssoftware

Mamut heeft een professioneel relatiebeheerpakket, een oplossing voor website en e-commerce, geavanceerde inkoop, voorraad, logistiek en alles overal via een webbrowser toegankelijk.

Elinko is een van de bedrijven die Mamut Enterprise gebruikt. Directeur Bert Olgers: 'We zochten een pakket met bepaalde specificaties als basis voor de bedrijfsvoering. Bovendien moest het gemakkelijk zijn om mee te werken en niet te veel kosten.'

Het in Emmen gevestigde bedrijf ontwikkelt, bouwt, plaatst en onderhoudt elektrische, hydraulische en pneumatische machinebesturingen voor de petrochemie, kunststofproductie, farmaceutische industrie, voedingsmiddelensector en de transport- en logistieke branche. Omdat de onderneming tevens storingen verhelpt, wordt er binnen het bedrijf altijd doorgewerkt – 24 uur per dag, zeven dagen per week, iedere dag van het jaar.

Groeien

Elinko bestaat 20 jaar, maar toen Olgers en zijn vrouw drie jaar geleden volledig eigenaar werden, zochten ze naar een manier de werkwijze, met veel papier, te moderniseren en de onderneming te laten groeien. Dat is allebei gelukt. Elinko had drie medewerkers die vooral Nederland als aandachtsgebied hadden. Nu werken er 15 mannen en vrouwen en levert Elinko ook in Duitsland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Roemenië, India en Qatar. Voor zijn bedrijfsvoeringssoftware koos Bert Olgers voor een compromis.

'De kern van Mamut Enterprise is heel goed en de prijs is bijzonder gunstig. Ons compromis zit hem dan ook in die verhouding. We hebben eerst gekeken naar wat het zou kosten als we onze bedrijfsvoeringssoftware echt op maat zouden laten maken, met alles specifiek volgens onze wensen. De offertes liepen uiteen van 40 tot 60 duizend euro. Met Mamut Enterprise – een standaardpakket – kunnen we ook heel goed uit de voeten, voor slechts 1500 euro per gebruiker.'

Toegang

Mamut stelde Elinko in staat processen te digitaliseren en grafisch inzichtelijk te maken. 'De historie van iedere opdracht is compleet vastgelegd, zodat servicetechnici daar via een laptop op locatie snel toegang tot hebben.' Facturatie, inkoop, planning, projectmanagement, urenregistratie, vakantie en relatiebeheer – het zit allemaal in Mamut, dat bovendien flexibel genoeg is om mee te groeien bij een succesvol bedrijf. Mamut is geïntegreerd met Microsoft Office. Alle uit- en binnenkomende e-mail wordt opgeslagen in Mamut, gekoppeld aan de relatie.

Het enige dat niet kan, is de werkrapporten op scherm en papier exact hetzelfde te laten zijn. 'Als je in Mamut werkt, dan werk je in een Mamut-interface. Een geprint werk-rapport ziet er anders uit dan het werkblad van Mamut, maar gelukkig weten onze medewerkers inmiddels hoe de digitale informatie op papier terechtkomt.'

Blij

Olgers is heel blij met het eindresultaat van Mamut, waarbinnen ook financiële cijfers goed kunnen worden bijgehouden. 'Zo is de actuele situatie van mijn bedrijf nooit oud. Met een druk op de knop heb ik volledig inzicht, schrijf ik werkorders en beheer ik de projecten.'

Volgens de directeur moet je nooit te licht denken over nieuwe bedijfsvoeringssoftware. 'Voordat alles 100 procent werkt en je het gewend bent, ben je een jaar verder. Maar dat was ook onze keuze. We hebben in 2006 zelf de invoering ter hand genomen. Tegenwoordig kun je dit uitbesteden aan resellers van Mamut. Die waren er nog niet in onze regio, toen wij Enterprise in huis kregen. Een cursus van Mamut hielp ons in het begin wel goed op weg.'

Voeten

Elinko is een erkend, extern leerbedrijf. Het beheer van Mamut kan door studenten worden gedaan. De uitrol was een vijf maanden lange stage-opdracht. 'Wel voor een heel goede student hoor', stelt Olgers. Mamut ervaart hij allerminst als een belasting. 'Het pakket is een gereedschap waarmee wij ons werk goed kunnen doen. Zowel de monteurs, de accountant als ikzelf kunnen er prima mee uit de voeten.'

Mamut Enterprise is continu verbeterd. Met het meest recente Mamut One Enterprise heb je ook e-mail en gedeelde agenda's toegankelijk via de smartphone en is onlinevergaderen een geïntegreerde functie. Ook niet vergeten: Mamut maakt automatische reservekopieën, zodat je – zelfs als er iets misgaat – nooit met de handen in het haar zit.