Gastblog: Zorgeloos op weg naar de zon met de mkb-vakantiechecklist

# 1 Stel de vakantieplanning beschikbaar voor al je personeel

Het begint allemaal met een juiste planning. Niet alleen voor jezelf, maar juist voor het personeel. Want eerlijk is eerlijk, zorgeloos op vakantie gaan wanneer er niet genoeg bezetting is, dat is onmogelijk! Tijdig vragen wanneer je medewerkers op vakantie willen is dus essentieel. Voorkom overlap en zorg dat de vakantieplanning inzichtelijk is voor alle medewerkers. Als dit eenmaal op orde is, begint het echte werk.

# 2 Zorg dat je evengoed bereikbaar bent voor je klanten

Vaak gaat het nog wel eens mis bij de bereikbaarheid van organisaties tijdens de zomerperiode. De bezetting is dan minder en dat is logisch, want de telefoon gaat ook een stuk minder vaak over. Desalniettemin is het cruciaal dat je altijd bereikbaar bent. Als iets niet meer kan anno nu is dat organisaties onbereikbaar zijn. Regel je telefonie dus ook tijdens de zomer goed in. Maak hier duidelijke afspraken over met je medewerkers. Zorg voor een back-up of schakel binnenkomende telefoontjes door naar een telefoonservice. Dit neemt immers de druk weg van de medewerkers die de tent draaiende moeten houden. Bovendien geeft dit de garantie dat klanten te allen tijde te woord worden gestaan. Immers kunnen organisaties wel zeven opdrachten mislopen, wanneer zij telefonisch niet goed bereikbaar zijn, wijst onderzoek van Quality support uit. Dit kan zelfs oplopen tot een bedrag van €17.500,-. Oplossingen zoals Vast-Mobiel Integratie of Telefonie in de Cloud kunnen bijdragen aan het optimaliseren van de telefonische bereikbaarheid. Met behulp van bereikbaarheidsrapportages is de bereikbaarheid van de organisatie hierbij op elk moment inzichtelijk en kan er, waar nodig, bijgestuurd worden. De bijbehorende online selfservice tools maken het daarnaast een stuk eenvoudiger om doorschakelingen goed in te richten of aan te passen.

Om deze technologische oplossingen in goede banen te blijven leiden, ook gedurende je afwezigheid, is het belangrijk dat de medewerkers over de juiste informatie beschikken. Het is uiterst frustrerend voor medewerkers als zij zelf geen autorisatie hebben of niet bekend genoeg zijn met de diverse systemen wanneer problemen zich voordoen. Houd er dus rekening mee dat medewerkers ook toegang moeten hebben tot systemen of op de hoogte moeten zijn van bepaalde procedures. Voor een wachtwoord wil je immers tijdens het zonnebaden of een safari liever niet gestoord worden.

# 3 Zorg voor een goede overdracht en stel je netwerk op de hoogte

En als je dan het punt hebt bereikt dat die vakantie in zicht is, zorg dan ook voor een goede overdracht. Het klinkt misschien cliché, maar veel ondernemers laten hier nog kansen liggen. Een enquête onder 1000 respondenten door de Nationale Vacaturebank laat zien dat 66 procent het werk niet overdraagt bij vakantie en 14 procent geeft aan dat de kwaliteit van het overgedragen werk niet voldoende is.

Breng daarnaast iedereen op de hoogte van je vakantie. Je hoeft het niet van de daken te schreeuwen, maar een e-mail naar je klanten en leveranciers wordt alleen maar gewaardeerd. Als dan echt je laatste werkdag is aangebroken, is het tijd voor je Out of Office melding. Geef niet alleen aan welke periode je op vakantie bent, maar ook wie de zaken tijdelijk waarneemt. Dit geldt ook voor het instellen van je voicemail op je zakelijke telefoon, wat een veel vergeten handeling is. Ik zie in mijn omgeving dat veel ondernemers hun mobiele telefoon zowel zakelijk als privé gebruiken. Een voicemail met de melding dat je op vakantie bent, met daarbij de naam en telefoonnummer van wie je vervangt, is vooral voor deze ondernemers handig. De kans dat je dan nog een keer gebeld wordt is klein, tenzij er uiteraard sprake is van een ‘noodsituatie’.

# 4 Laat het los

Aangekomen op je vakantieadres? Laat het werk dan ook echt los. Alle voorbereidingen die ertoe doen zijn getroffen en meer kun je niet doen. Zorg dat jij niet behoort tot die 26 procent van de mkb-ondernemers die niet met een gerust hart op vakantie gaan. Geniet! Doe je dit niet, dan gaan jij én je personeel slechter presteren. Je raadt het al, ook daar is onderzoek naar gedaan, door Harvard Business Review.