Digitalisering revolutionair voor contracten – maar blijft het overeind in de rechtbank?

Traditionele processen en hun impact

Eerder dit jaar bleek uit een onderzoek van Forrester dat de meeste processen omtrent overeenkomsten in bedrijven nog handmatig plaatsvinden en doorspekt zijn met inefficiëntie. Hoewel er natuurlijk verschillen zijn in de mate van digitalisering tussen afdelingen, industrieën en sectoren, blijkt dat negen van de tien bedrijven nog steeds handmatig informatie toevoegt en verwijdert wanneer ze een contract opstellen. 

Dit beïnvloedt de bedrijfsprocessen op verschillende manieren. Het handmatig aanpassen van overeenkomsten is tijdsintensief werk, tijd die werknemers beter kunnen besteden. Zorgwekkend zijn ook de problemen die veroorzaakt kunnen worden door fouten en incomplete informatie. Hierdoor ziet 61% van de bedrijven al problemen bij de voorbereiding, 48% tijdens het tekenen en 51% bij het nakomen van de overeenkomst. 

Veel juridische teams zijn nog afhankelijk van handmatige processen, waar andere sectoren de digitale veranderingen al omarmen. De juridische sector is van oudsher een conservatief, gebouwd op precedenten en gecentreerd op de wettelijkheid van acties. Bovendien is de aarzeling voor verandering begrijpelijk door de belangrijke rol van jurisdictie in de maatschappij en de economie.

Echter, lijken de meeste dagelijkse contracten erg op elkaar en vereisen ze dezelfde stappen. Er zijn genoeg mogelijkheden om dit proces te automatiseren. Digitalisering biedt niet alleen oplossingen voor het generen van een eerste opzet van een contract. Systemen zoals Contract Lifecycle Management (CLM) kunnen het proces in z’n geheel versnellen; van onderhandelingen tot opvolging en documentbeheer na het tekenen.

Alleen al door het tekenen te digitaliseren kan het proces van dagen worden teruggebracht tot uren – en soms zelfs minuten. Het toevoegen van CLM verbetert daarnaast de ervaring voor beide partijen, terwijl de kans op incomplete of incorrecte informatie kleiner wordt. De juiste technologie is hierbij cruciaal voor accurate informatie, snelle documentopstelling en het makkelijker beheren van overeenkomsten. Dit waarborgt bovendien de algehele kwaliteit en waarde van de juridische service. 

eSignatures: makkelijk & wettelijk geldig

“De financiële argumenten voor digitalisering mogen duidelijk zijn. Maar gelet op de functie van een contract is het belangrijk dat de bewijsfunctie van het document -wat hebben partijen over en weer afgesproken- in stand blijft. Als jurist is het eerste wat onze cliënten vragen bij het digitaliseren van het contract proces: houdt dit stand in de rechtbank?” deelt Berend van der Eijk, Senior Associate bij advocatenkantoor Bird & Bird. 

In Nederland is een elektronische handtekening geldig wanneer de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is voor het beoogde gebruik. Daarbij is het van cruciaal belang dat digitale platform robuuste bewijzen kan geven over hoe en door wie en contract (digitaal) is getekend. Let er wel op dat er in enkele specifieke gevallen aanvullende vereisten kunnen zijn bij het ondertekenen van documenten (zowel digitaal als met een ‘natte handtekening’). Deze formaliteiten kunnen zowel vanuit de wet zijn vastgesteld, of in bijvoorbeeld een bedrijfsreglement of contract zijn opgenomen. Denk hierbij onder andere aan contracten die een getuige vereisen.

Daarnaast kan de locatie bij het ondertekenen van overeenkomsten voor belastingdoeleinden ook belangrijk zijn. Als een overeenkomst internationaal is, zijn er vaak wetten uit verschillende landen van toepassing. Bij dit soort overeenkomsten kan in Europa de EU-verordening inzake elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS) een rol spelen. Deze verordening definieert drie niveaus van de elektronische handtekening: standaard, geavanceerd en gekwalificeerd. Hierbij is de gekwalificeerde elektronische handtekening het hoogste niveau. Er zijn zaken geweest in Nederland waarbij standaard digitale handtekeningen niet als zodanig geaccepteerd zijn door de rechter, omdat deze in bepaalde omstandigheden niet veilig genoeg geacht werden. 

Het is daarom beter een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening te gebruiken, zeker voor belangrijke contracten. Gekwalificeerde handtekeningen worden ondersteund door gecertificeerde Trusted Service Providers (TSP’s) die in heel de EU worden erkend. Dit betekent dat als de wet van een EU-lidstaat vereist dat een gekwalificeerde handtekening wordt gebruikt, deze ook gekwalificeerde handtekeningen accepteert die in een andere lidstaat zijn gecertificeerd.

Dit systeem wordt op het moment ook gebruikt in het Verenigd Koninkrijk (VK) en de EU-lidstaten. Post-Brexit zal het VK TSP’s blijven erkennen. Daarentegen zullen EU-landen, tenzij opgenomen in het contract, TSP’s in het VK niet erkennen. Er is gesuggereerd dat dit nog wel zal veranderen als instanties zoals het Kadaster gekwalificeerde handtekeningen ook gaan gebruiken. 

DocuSign en COVID-19: digitalisering van processen

Verschillende sectoren hebben de digitale transformatie al omarmd en het is tijd dat de juridische sector de voordelen ook in gaat zien. Vooral nu. Door COVID-19 werken we meer op afstand, wat op de middel- tot lange termijn ook zo zal blijven. Het is essentieel voor juridische sector om de digitale mogelijkheden en capaciteiten te hebben om hun processen ook op afstand goed uit te kunnen voeren. 

Wanneer we de voordelen van digitaal eenmaal doorhebben, net als bij het thuiswerken, zal het onmogelijk zijn om het nieuwe werken terug te draaien. Klanten verwachten een digitale afhandeling en service van begin tot eind. Dit momentum moet aangegrepen worden om digitalisering te versnellen en efficiëntie te omarmen, want dit is cruciaal voor toekomstig succes in de juridische sector.