Digitaliseren van de personeelsdossiers: zo werkt het
Door het digitaliseren van personeelsdossiers behoren fysieke personeelsdocumenten tot het verleden. Voor een duidelijk overzicht is het hebben van een heldere personeelsadministratie heel belangrijk. Een goed geordend personeelsdossier maakt het makkelijker om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, en zorgt dat er duidelijke afspraken zijn waardoor eventuele conflicten met werkgevers voorkomen worden. Wat zijn de voordelen van gedigitaliseerde personeelsdossiers, en wat houdt het precies in?
Voordelen
Het digitaliseren van personeelsdossiers is op vele manieren efficiënt. Met een online systeem voor personeelsadministratie hoeft er geen papieren administratie beheerd te worden. Digitaal zijn alle dossiers goed geordend, en is het makkelijk om snel de benodigde informatie te vinden. Doordat de administratie digitaal is, wordt de opslagruimte bespaard die anders nodig was om de papieren te bewaren. Niet alleen bespaart dit ruimte, het is ook veiliger. Dankzij digitale oplossingen heeft de HR-afdeling meer in de hand wie toegang heeft tot bepaalde dossiers. Met andere woorden, het digitaliseren van personeelsdossiers is veilig en overzichtelijk. Daarnaast is de administratie altijd en overal te raadplegen in een beveiligde online omgeving, en niet alleen op de werkplek.
Hoe werkt het?
Een digitale personeelsadministratie maakt het mogelijk om verlof en verzuim van werknemers digitaal te registreren. Dankzij de software is er een direct overzicht van de actuele loonkosten, en de mogelijkheid om deze loonkosten te vergelijken met de voorgaande maanden. Wijzigingen in het salaris of het aantal gewerkte uren en de effecten daarvan zijn door de interactieve loonstrook makkelijk te berekenen. Door op de loonstrook aan te klikken wat je wilt aanpassen wordt het effect direct inzichtelijk. Zo ontstaat zowel voor de werkgever als de werknemer een duidelijk beeld.
Digitale loonstroken: handig voor de werknemer
In een digitaal salarispakket staan de loonstroken en loonaangiftes, en kun je overzichten raadplegen. Via een app of een andere beveiligde inlogomgeving hebben medewerkers toegang tot hun persoonlijke gegevens, zoals de loonstroken en de jaaropgaven. Medewerkers ontvangen daar hun nieuwe loonstroken, maar ook eerdere loonstroken zijn in die omgeving terug te vinden. Omdat een loonstrook persoonlijke en financiële informatie bevat, is het belangrijk dat de beveiliging optimaal is. Om de beveiliging te garanderen, wordt er gewerkt met een wachtwoord, een pincode maar ook met nog een extra controle gebaseerd op het IP-adres. De loonstrook kan voor de eigen administratie gedownload worden.
Digitale loonstroken: handig voor de werkgever
Voor werkgevers maakt het digitaliseren van de loonstroken het proces ook gemakkelijker. Zo kunnen alle digitale loonstroken in één keer voor iedereen in de beveiligde online omgeving worden gezet. Er hoeft dus niks apart gemaild te worden. Medewerkers krijgen automatisch bericht zodra de loonstrook geplaatst is, en kunnen eenvoudig inloggen om hun gegevens in te zien. Werkgevers kunnen tevens gebruikmaken van een online betaalbestand, waarmee je een gewenste betaaldatum kunt invullen en uploaden in het bankprogramma. Op deze eenvoudige wijze worden de betalingen aan de werknemers direct klaargezet.
Lees meer
