Not done bij het versturen van e-mail

Ken je dat? Je mailbox zit bomvol met berichten. En ze moeten allemaal – mits het niet overduidelijk spam of andere onzinmail is – geopend, gescand en/of gelezen worden. Mailtjes die waardeloos beginnen (de aanhef!) zijn vaak direct voer voor de digitale prullenbak.
 
Draai de zaken nu eens om: je wilt niet dat de ontvanger van jouw interessante dan wel belangrijke mail het bericht direct delete. Het helpt waarschijnlijk om enkele e-mail-valkuilen te voorkomen. We hebben enkele no-no's op een rij gezet… 

Wees persoonlijk in je e-mail

Ten eerste: probeer het afgekloven 'geachte heer/mevrouw' te voorkomen. Niets zo onpersoonlijk wanneer je een mail verstuurt richting een of meerdere personen die in de toekomst veel voor jou en je onderneming kunnen betekenen. En dan weet jij nog niet eens de sekse van de ontvangers?  Probeer eerst achter de namen van de personen naar wie je het bericht gaat versturen te komen en zet die naam of namen boven jouw mail. Wel zo persoonlijk. 

Stuur je bericht naar de juiste personen

Dit is een echte dooddoener, het zinnetje : 'deze mail heeft wellicht weinig van doen met jou, maar…'. Verstuur de mail dan gewoon niet! Niemand zit te wachten op berichten waar ze weinig of niets aan hebben, voor hen is het domweg spam. Bel eerst even met de optionele ontvanger en vraag of men iets aan jouw mailtje heeft. 

Iedereen heeft het druk, dus…

En tot slot deze in: 'ik weet dat je ontzettend druk bent, maar…'. Druk zijn we allemaal. En juist dat goed bedoelde zinnetje herinnert de lezer van de e-mail eraan dat verschillende zaken voorrang hebben op het doorploegen van de digitale post. Grote kans dat de ontvanger jouw mail laat voor wat het is en aan de slag gaat met andere punten op de to do-lijst. En jij bent je digitale momentum kwijt. Zonde.