Als uw personeel flexibel werkt, moeten uw AML-procedures ook flexibel zijn

Zoals het er nu naar uitziet zijn we voorlopig nog niet van het coronavirus af. ‘Terug naar normaal’ wordt eerder ‘terug naar het nieuwe normaal’. Dat betekent afwisselend thuis en op kantoor werken. Veel bedrijven hebben er inmiddels voor gezorgd dat werknemers vanaf iedere locatie toegang hebben tot de meest gebruikte applicaties. Maar hoe zit dat met specifieke werkprocedures zoals antiwitwascontroles die niet zomaar vanuit huis kunnen worden gedaan?

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat mensen het fijn vinden dat ze geen reistijd hebben, zich thuis beter kunnen concentreren en zelf hun tijd kunnen indelen. Daar staat tegenover dat het kantoor een belangrijke plek is en blijft om collega's en klanten te ontmoeten. Niet verrassend dat de meeste werkgevers daarom kiezen voor een mix. Uit een enquete van DVJ Insights in opdracht van RTL Z geeft 27 procent van de werkgevers aan uit te gaan van 1 à 2 dagen thuiswerken en 33 procent zelfs van 2 à 3 dagen.

Kantoorgebonden werkzaamheden

Het lijkt er dus op dat volledig op kantoor werken tot het verleden behoort, maar voor bepaalde beroepsgroepen zoals makelaars, accountants, financiële dienstverleners en advocatenkantoren is het overschakelen naar thuiswerken niet zo eenvoudig. Veel van hun werkzaamheden om aan de Anti Money Laundry (AML)-regelgeving te voldoen zijn kantoorgebonden en kunnen niet zomaar vanuit huis worden uitgevoerd.

Veel bedrijven in gereguleerde sectoren vertrouwen nog steeds op handmatige antiwitwasprocessen. Denk daarbij aan fysieke ID’s controleren en daarvan kopieën maken op kantoor of het bijhouden van gegevens in handmatige systemen. In het geval dat er wel een intern CRM-systeem wordt gebruikt, dan is deze niet veilig van buiten het kantoor toegankelijk.

Online AML-platforms

Voor deze bedrijven is het moeilijk, zo niet onmogelijk, voor personeel dat thuiswerkt om de juiste controles uit te voeren die nodig zijn voor de onboarding van een nieuwe klant. Dat betekent dat zij - en de klant - ofwel naar het kantoor moeten komen om de controles uit te voeren, of erger, dat de controles niet goed worden uitgevoerd.

Dit is een enorm probleem, dat gelukkig eenvoudig worden kan verholpen. Online AML-platforms kunnen bedrijven in gereguleerde sectoren een snelle, gemakkelijke en veilige manier bieden om niet alleen op afstand volledige antiwitwascontroles uit te voeren, maar ook om ervoor te zorgen dat alle administratie up-to-date en volledig compliant is.

Eenvoudig klanten onboarden

Het cloudgebaseerde AML-platform van bijvoorbeeld SmartSearch kan onafhankelijk van of geïntegreerd met het bestaande CRM-systeem van een bedrijf worden gebruikt. De volledig geïntegreerde app maakt dezelfde functionaliteit op afstand beschikbaar via mobiele telefoon of tablet, waarbij alle gegevens worden ingevoerd in één centrale database. Elke zoekopdracht die door medewerkers wordt uitgevoerd, wordt geüpload en gehost op het platform en elke nacht gecontroleerd op wijzigingen.

Het uitvoeren van de controles zijn ook eenvoudig. De gebruiker hoeft alleen maar de gegevens van de klant in te voeren of zijn ID te scannen met de camera van zijn telefoon of tablet en het AML-platform voert een volledige controle uit met screening op PEP's en sancties. De resultaten worden binnen enkele seconden ontvangen. Dat betekent dat ongeacht hoe laat en waar ze werken iedere medewerker nieuwe klanten snel, gemakkelijk en veilig kan onboarden.

Besparingen en flexibiliteit

Van juridische en financiële dienstverleners tot makelaars en accountants die hun werkmethoden willen aanpassen om personeel in staat te stellen thuis te werken wanneer ze dat willen, is het absoluut noodzakelijk dat ze een AML-systeem hebben dat gelijke tred kan houden.

Met een online AML-platform is het niet alleen mogelijk om controles op afstand uit te voeren, maar deze zijn ook sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en veiliger dan handmatige controles. Dat bespaart bedrijven tijd en geld. Tegelijkertijd biedt het de flexibiliteit die ze nodig hebben in een hybride werkomgeving.