6 redenen om factuurverwerking te automatiseren

Factuurverwerking. Ieder bedrijf heeft er (dagelijks) mee te maken, maar nog niet ieder bedrijf verwerkt facturen op de meest efficiënte manier. Sommige financiële afdelingen maken nog grotendeels gebruik van een handmatig proces, wat regelmatig voor frustraties zorgt. Door je proces voor factuurverwerking te automatiseren, neem je deze frustraties weg. Bovendien kun je vragen van leveranciers sneller beantwoorden. Er zijn nog zes redenen waarom het een goed idee is om over te stappen van handmatige naar automatische factuurverwerking. Marcel Strabbing, Managing Consultant bij Easy Systems, deelt ze met je.

1. Kortere verwerkingstijd

Zoals je misschien zelf wel eens mee hebt gemaakt, kan het lang duren voordat een factuur betaald wordt. Als eerste neemt de financiële afdeling gegevens handmatig over in het financiële systeem. Daarna moeten verschillende budgethouders de factuur controleren en goedkeuren. Aangezien er slechts één papieren exemplaar is, kan dit niet tegelijkertijd, wat veel tijd in beslag neemt. Als de factuur langs alle betrokkenen is geweest, gaat hij weer terug naar de financiële afdeling. Maar het komt best vaak voor dat de betalingstermijn dan al verstreken is of dat je geen gebruik meer kunt maken van een vroege betalingskorting. Kortom: een lange verwerkingstijd is dan extra zonde.

Door gebruik te maken van intelligente scan- en herken software (OCR) worden papieren facturen nadat ze gescand zijn automatisch afgelezen en hoef je de gegevens uit facturen niet meer handmatig over te nemen.

Facturen die je in pdf-formaat ontvangt hoef je niet te scannen, want de software vindt ze automatisch in je mailbox. Zoals hierboven omschreven gaat een papieren factuur in een handmatig proces vervolgens van de ene budgethouder naar de andere. In een geautomatiseerd proces is dit veel efficiënter. Meerdere budgethouders die dezelfde digitale factuur moeten goedkeuren kunnen er op hetzelfde moment naar kijken. Moet er wel een volgorde zitten in de personen die de digitale factuur goedkeuren? De persoon die naar de factuur moet kijken krijgt dan digitaal een seintje, waardoor het proces gestructureerd doorloopt. Zo kun je de factuur op tijd verwerken én wellicht gebruikmaken van vroege betalingskortingen.

2. Altijd overzicht

Het handmatige proces zorgt voor frustratie omdat het onoverzichtelijk is – je weet niet altijd waar de factuur op dit moment is. Aangezien het een papieren factuur is, moet je fysiek naar de persoon toegaan die de factuur heeft. Maar nu hybride werken niet meer weg te denken is, is het niet meer vanzelfsprekend om even naar een collega toe te lopen. Als een bedrijf het proces voor factuurverwerking nog niet geautomatiseerd heeft, dan liggen er vaak hoge stapels papier op bureaus waar de factuur tussen kan liggen. Door dit gebrek aan overzicht kost het je, als eerste aanspreekpunt voor leveranciers, iedere keer veel tijd om uit te zoeken waar een factuur is.

Bij digitale factuurverwerking heb je altijd realtime inzicht in de status van een factuur. Is de factuur bijvoorbeeld ‘on hold’ gezet? Dan weet je precies door wie en waarom. Alles wat er met de factuur gebeurt, wordt namelijk geregistreerd. Ben je op het punt beland dat budgethouders de factuur moeten controleren en goedkeuren? Dan ontvangen zij automatisch reminders. Als de factuur vervolgens goedgekeurd is, dan krijgt de financiële afdeling een melding dat de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Ook kun je de leverancier met één druk op de knop een update geven over de status van de factuur.

3. Facturen raken nooit kwijt

Doordat een factuur op een stapel papieren terechtkomt en er steeds meer papieren bij blijven komen, raak je facturen gemakkelijk kwijt. Je loopt ook het risico dat de factuur in de prullenbak belandt. Het is onhandig en tijdrovend als je niet weet waar in het proces een factuur zich bevindt, maar een factuur kwijtraken is nog erger. Daarnaast maak je geen professionele indruk op je leveranciers als je moet zeggen dat je de factuur niet kunt vinden en vraagt of ze hem nog eens kunnen sturen.

Wanneer je gebruikmaakt van automatische factuurverwerking zijn facturen altijd online beschikbaar. Ze kunnen niet meer op een hoge stapel tussen andere documenten belanden en zo in een verkeerde ordner terechtkomen. Ook belanden ze nooit meer in de prullenbak. Dus of je nu op kantoor, vanuit huis of een externe locatie werkt, je loopt nooit meer het risico je facturen kwijt te raken.

4. Accuraatheid

Wanneer je handmatig iets over moet typen, bestaat de kans dat je kleine lees- of typefouten maakt. Dat kan iedereen overkomen, maar bij het verwerken van een factuur is het bijvoorbeeld heel onhandig als een bedrag verkeerd wordt overgenomen en er daardoor te veel of te weinig wordt betaald. Het kan ook zijn dat je het PO-nummer niet volledig hebt overgenomen, waardoor de factuur niet wordt goedgekeurd. Ook hier geldt weer: tegen de leverancier moeten zeggen dat er te weinig betaald is door een typefout, komt niet professioneel over.

Door het proces te automatiseren en gebruik te maken van scan- en herken software en/of van Peppol – een netwerk waarmee je veilig, snel en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen uitwisselt met bedrijven en overheden in Europa – minimaliseer je het aantal fouten. Zo staan er geen lees- of typefoutjes of verkeerde bedragen meer op je facturen. Ook doe je geen te lage/hoge of dubbele betalingen meer. En dankzij Peppol weet je honderd procent zeker wie de afzender is, waardoor je geen spookfacturen meer betaalt. Als er iets niet klopt zie je dat meteen en kun je het snel oplossen.

5. Digitaal archief

Elke betaalde factuur moet je archiveren. Als dit een papieren proces is, moet je dus al die papieren facturen in een ordner stoppen. Naast dat het niet milieubewust is, nemen alle archiefkasten met ordners vol facturen veel ruimte in.

Met geautomatiseerde factuurverwerking slingeren er niet meer overal belangrijke papieren rond. Als een accountant een specifieke factuur wil zien, typ je het factuurnummer in en de factuur verschijnt direct op je beeldscherm. Wil je hier zelf niet mee bezig zijn? Geef de accountant dan een eigen account met leesrechten, zodat je zelf tijd hebt voor meer uitdagende zaken. En als je een digitaal archief hebt, dan zijn al die grote archiefkasten niet meer nodig. Je kunt ervoor kiezen om de kantoorruimte anders in te richten of te verhuizen naar een kleiner pand. Geautomatiseerde factuurverwerking biedt je in ieder geval vele interessante opties.

6. Geprofessionaliseerde afdeling

Digitaal factureren is erg kostenefficiënt, omdat je meer werk kunt doen met minder mensen. Door factuurverwerking te automatiseren heb je bovendien veel minder handmatig werk, waardoor je veel tijd bespaart. Je kunt je tijd en focus nu bijvoorbeeld richten op het geven van strategisch advies, waar je voorheen misschien nauwelijks tijd voor had. De financieel professional krijgt er uitdagender werk voor terug. Wanneer ga jij overstappen?